Thuiswerken

Gezond en veilig werken, thuis en in de bibliotheek

VGZ, Zilveren Kruis en Arboned geven op hun websites veel nuttige informatie en handige tips over een gezonde en veilige werkplek. Zowel thuis als op kantoor of in de bibliotheek. Dat gaat over zaken als goede ergonomie, afstand kunnen houden, schoonmaak, ventilatie. Maar gezond werken draait om meer dan de fysieke aspecten. Het werk kan ook mentaal het nodige vragen de werknemers. Zeker nu de huidige coronamaatschappij tot angst en stress kan leiden. Hoe zorg je er dan voor dat je samen toch kunt doorwerken?

Kijk op de volgende websites voor handvatten die ervoor zorgen dat medewerkers fysiek en mentaal gezond en veilig aan het werk zijn:

Vergeet niet bij het vaststellen van thuiswerkbeleid de OR/PVT te betrekken, zie ook de rendement nieuwsbrief.

Fiscale gevolgen thuiswerken

Sinds de invoering van de werkkostenregeling is het niet meer mogelijk om een onbelaste vergoeding te geven voor het inrichten van de werkruimte thuis. Het is alleen nog mogelijk om arbovoorzieningen ter beschikking te stellen aan de werknemer. Het gaat dan bijvoorbeeld om een bureau, bureaustoel of verlichting. Het vergoeden of verstrekken hiervan is onder de werkkostenregeling niet onbelast mogelijk.
Daarnaast zal de werknemer uiteraard ook behoefte hebben aan techniek. Hiervoor geldt in de meeste gevallen het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Vergoedingen

De onderstaande tabel is een overzicht van diverse vergoedingen en verstrekkingen die een rol spelen bij thuiswerken.
Voor de werkkostenregeling is hierbij aangegeven welke vergoeding mogelijk is. Bedenk dat de werkkostenregeling ook nog de mogelijkheid biedt om middels de fiscaal vrije ruimte van 3% of 1,2% van de fiscale loonsom, werknemers onbelast verstrekkingen en vergoedingen te verlenen. De werkgever mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. Dat is de vrije ruimte. Deze ruimte kan worden gebruikt om kosten die niet onbelast kunnen worden vergoed, alsnog te compenseren.
Met ingang van 1 januari 2020 is de vrije ruimte normaal 1,7% van het fiscale loonsom tot en met € 400.000. In verband met de coronacrisis is de vrije ruimte over het fiscale loonsom tot en met € 400.000 in 2020 verhoogd van 1,7% naar 3%! Boven de € 400.000 van het fiscale loonsom blijft de vrije ruimte 1,2%.


Inrichting thuiswerkplek	Alleen onbelast mogelijk wanneer arbovoorzieningen die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet ter beschikking worden gesteld aan de werknemer. Verstrekking of vergoeding wordt belast.
Kosten mobiele telefoon	Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan de telefoon alsmede de bijkomende kosten (abonnement) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.
Computers, tablets etc.	Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan een computer alsmede de bijkomende kosten (onderhoud, printer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.
Consumpties werkplek thuis	In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte van 3% of 1,2%.
Energie, water werkplek thuis	In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte van 3% of 1,2%.
Kosten internet thuis	Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kunnen de kosten van internet thuis onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikkinggesteld. Deze verbinding moet dan noodzakelijk zijn voor het werk en daadwerkelijk worden gebruikt.
Kosten vaste telefonie thuis	Niet onbelast te vergoeden. Valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Wel mogelijk via de vrije ruimte van 3% of 1,2%.
Reiskosten	Indien de werknemer niet meer dan twee dagen per week thuis werkt, mag de vaste reiskostenvergoeding op fulltime basis worden gehandhaafd. Werkt de werknemer vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding niet aan te passen. Zolang de crisismaatregelen gelden, mag de werkgever blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd.