Tijdens de alv in september 2021 hebben de leden van de VOB besloten SI in te voeren. Het brede draagvlak van bibliotheekorganisaties en leveranciers van bibliotheeksystemen (ILS) was van groot belang voor dit besluit. De gebruiksvriendelijkheid wordt immers alleen verhoogd wanneer één inlogaccount toegang biedt tot álle lokale en landelijke bibliotheekdiensten.
De netwerkpartners VOB, SPN (namens de POI’s) en KB hebben de handen ineengeslagen om dit besluit ten uitvoer te brengen. Er is een stuurgroep Single Identity opgericht, onder leiding van Bert Hogemans (directeur Bibliotheek Gelderland Zuid) en stuurgroepleden Mariëtte Roelvink (hoofd Publieksdiensten KB) en Frans Bergfeld (directeur Probiblio). De stuurgroep heeft een projectleider aangesteld, Leo Schutte, die samen met een projectteam en verschillende werkgroepen aan de slag is gegaan.
Wat is Single Identity?
Eén identiteit (inlogaccount) voor alle gebruikers om in te loggen voor zowel lokale als landelijke bibliotheekdiensten zoals lenen, reserveren of verlengen van fysieke boeken alsook het lenen van e-books of luisterboeken. Er komt één inlogscherm voor het inloggen van al deze diensten.
Waarom Single Identity?
Bibliotheekgebruikers worden op dit moment geconfronteerd met allerlei verschillende registratieprocessen en inlogschermen. Voor gebruikers van lokale én landelijke diensten is vaak onduidelijk met welke accountgegevens ze toegang kunnen krijgen. Wanneer een klant verhuist raakt hij/zij bovendien alle accounts kwijt.
De invoering van SI beoogt deze problemen te verhelpen: alle gebruikers hebben straks slechts één inlogaccount en het inloggen verloopt bij alle diensten op dezelfde manier. Hierdoor wordt voor klanten veel ongemak en verwarring uit de wereld geholpen.
Doordat de inlogmethode wordt vereenvoudigd, zal het aantal vragen en klachten aanzienlijk verminderen, en daarmee ook de belasting van bibliotheekmedewerkers. Single Identity levert ook voordelen op voor het bibliotheeknetwerk. De gezamenlijke digitale infrastructuur wordt versterkt en daarmee de drempel verlaagd voor de introductie van nieuwe diensten en gezamenlijke klantbenadering.
“Met Single Identity realiseren we samen een aanzienlijke verbetering van de klantbeleving van onze online bibliotheekdiensten. En dat is hard nodig als we willen groeien van 4 miljoen leden naar 8 miljoen betrokken gebruikers!“
Bert Hogemans (directeur-bestuurder van Bibliotheek Gelderland Zuid)
Hoe wordt Single Identity mogelijk gemaakt?
Door een technische aanpassing worden de inlogaccounts van gebruikers straks niet meer opgeslagen in de verschillende bibliotheeksystemen (ILS), maar in één centraal landelijk systeem. De klantdata en abonnementsgegevens blijven onveranderd opgeslagen in het bibliotheeksysteem en de fysieke dienstverlening van bibliotheken verandert niet door SI. Bibliotheekpassen hoeven niet te worden vervangen. Bibliotheekvoorzieningen waarvoor gebruikers zich moeten aanmelden met een account (zoals reserveren van tickets of publiekswerkplekken) zullen ook worden aangesloten.
Activiteiten en planning
De KB is samen met de ILS-leveranciers (OCLC, Axiell en Uninova) druk bezig met de voorbereiding van de technische aanpassingen. Door de werkgroep Balie- en Klantprocessen worden vereisten opgesteld waaraan SI moet voldoen, zodat de bibliotheekmedewerkers straks optimale klantondersteuning kunnen bieden.
In overleg met de commissie Marketing van de VOB wordt nagedacht over het ‘gezicht’ van de nieuwe registratie- en inlogschermen. De ontwerpen worden nog voorgelegd aan klantpanels ter beoordeling. Samen met de werkgroep Privacy & Informatiebeveiliging worden de privacyaspecten van dit project in kaart gebracht.
De komende maanden wordt een aantal scenario’s uitgewerkt voor het begeleiden van klanten naar de nieuwe inlogprocedure. Communicatietoolkits worden ontwikkeld ter ondersteuning van bibliotheken in de klantcommunicatie. De voorbereidingen vinden hoofdzakelijk dit jaar plaats. In het eerste kwartaal van 2023 beginnen we stapsgewijs met de uitrol bij bibliotheken. De planning wordt afgestemd met individuele bibliotheken, POI’s en ILS-leveranciers. Het streven is om vóór het einde van 2023 SI voor alle gebruikers te hebben ingevoerd bij alle bibliotheken.
Wat wordt er gevraagd van bibliotheken?
Het besluit over SI staat vast. Dit besluit van de alv betreft alle bibliotheken, omdat elke bibliotheek een belangrijke schakel in het netwerk is. De landelijke dienstverlening is na afronding van dit project alléén nog beschikbaar voor klanten van bibliotheken die zijn overgestapt op SI. Uiteraard hebben bibliotheken inspraak in de planning van de uitrol.
Vanuit het project worden bibliotheken zo goed mogelijk ondersteund bij de voorbereiding en de uiteindelijke invoering van SI. Er worden hulpmiddelen ter beschikking gesteld, zodat de tijdsinvestering van bibliotheekmedewerkers (publieksdiensten, front office, Marketing & Communicatie, ICT, gegevensbescherming, enz.) zoveel mogelijk wordt beperkt.
De kosten van aanpassing van het landelijk systeem worden door de KB gefinancierd. De kosten voor aanpassing van de bibliotheeksystemen zullen, volgens transparante verdeelsleutels, door de ILS-leveranciers worden doorbelast aan POI’s en bibliotheken.
Op dit moment hoeven bibliotheken nog geen actie te ondernemen. Wel wordt bibliotheekdirecteuren gevraagd om alle medewerkers te informeren over SI, door dit artikel te delen en zoveel mogelijk mondeling toe te lichten.
Meer informatie
De communicatie over het project SI wordt vanaf augustus 2022 geïntensiveerd. De organisatie is te groot om alle bibliotheken individueel te bezoeken, maar op verzoek kunnen hiervoor wel afspraken worden gemaakt. Verder wordt bij provinciale overleggen aangehaakt, vragenuurtjes georganiseerd en informatie gepubliceerd via de gebruikelijke online platforms en nieuwsbrieven. Daarbij faciliteren we zoveel mogelijk interactie, omdat we dit project samen met de bibliotheken willen en moeten uitvoeren. Het is voor het slagen van dit project van uitermate groot belang om alle betrokken bibliotheekmedewerkers te bereiken en met hen te communiceren over mogelijke ideeën, aarzelingen of vragen over de voorgenomen activiteiten.
Reacties, vragen of suggesties naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met:
- Leo Schutte, projectleider SI: schutte@debibliotheken.nl;
- Machteld Spiekman, projectsecretaris SI: spiekman@debibliotheken.nl.
Ook nodigen we bibliotheekmedewerkers van harte uit om aan één van de project- of werkgroepen van SI deel te nemen. Iedereen is welkom!
