Lees verder
Begin dit jaar zijn de Openbare Bibliotheken en Kunsteducatie voortvarend aan de slag gegaan met het nieuwe functiehuis voor beide sectoren. Het functiehuis heeft als werktitel ā€œFunctiehuis OB/KEā€. Inmiddels is in beide sectoren hierover al een aantal keren gecommuniceerd. Het doel van deze nieuwsbrief is de stand van zaken weergeven en een doorkijk te geven naar de komende periode. Daarnaast geeft de projectgroep meer informatie over de invoeringsdatum en de implementatie van het Functiehuis OB/KE.

Stand van zaken

Het Functiehuis OB/KE ontstaat door delen van het functiehuis HR21 (gemeentelijk systeem) te klonen en op maat te maken voor beide sectoren. Inmiddels hebben we een zestal pilot organisaties bereid gevonden hun huidige functiemateriaal beschikbaar te stellen en samen met Leeuwendaal te selecteren welke functies uit HR21 bruikbaar zijn. Het woord ā€œpilot organisatieā€ is wellicht wat verkeerd gekozen:
Het betreft immers geen pilot voor de implementatie van het nieuwe functiehuis, maar de pilot organisaties leveren alleen materiaal om het nieuwe functiehuis te kunnen bouwen.

Naast de input vanuit dit zestal organisaties is aan alle organisaties uit de beide sectoren gevraagd om aan te geven of zij mogelijk functies hebben, die zo uniek zijn, dat ze waarschijnlijk niet in andere organisaties voorkomen. Ook deze functies worden door Leeuwendaal ingedeeld in HR21. Heb je dit nog niet gedaan? Mail naar Christine Oyen of Nienke de Bruijn.

Al dit materiaal samen leidt tot een overzicht van de bruikbare functies uit HR21. Daarnaast worden ook nieuwe functies toegevoegd.
Daarna worden de gekozen functies uit HR21 aangepast aan de cultuur en gebruikelijke schrijfstijl binnen beide sectoren. In het ontwikkelproces van het Functiehuis OB/KE maken we hierbij gebruik van een (uitgebreide) klankbordgroep, die kritisch kijkt naar de inhoud van het functiehuis en meedenkt over hoe dit ontwikkelproces kan leiden tot een optimale kwaliteit. De verwachting is dat eind mei 2021 het eerste complete concept van het Functiehuis OB/KE gereed is.

Dan zijn we er nog niet, daarom hieronder een korte beschrijving van de volgende stappen:

Doorkijk naar het vervolg en de implementatie

In eerdere berichten is 1 juli 2021 genoemd als invoeringsdatum voor het nieuwe functiehuis. Deze datum blijkt niet haalbaar. De verwachting is dat het proces tot het ontwikkelen van het Functiehuis OB/KE pas in het najaar van 2021 is afgerond. Bedoeling is dat de invoeringsprocedure en implementatietermijn in de volgende cao wordt opgenomen. Daarna kunnen de organisaties in beide sectoren starten met het implementeren van het functiehuis in hun eigen organisatie. Hoe lang dat duurt zal voor iedere organisatie verschillend zijn. Het is bijvoorbeeld afhankelijk van de reeds gedane voorbereidingen en de hoeveelheid functies/werk.

De komende maanden worden nog de volgende stappen gezet (in hoofdlijnen):

  • Het ontwikkelen van een digitale applicatie waarin het Functiehuis OB/KE gebruikt kan worden door alle organisaties in beide sectoren (mei ā€“ september 2021).
  • Het bepalen wat de spelregels rondom het Functiehuis OB/KE worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan of organisaties eigen functies mogen toevoegen en zo ja, onder welke voorwaarden; wel of geen (landelijke) geschillenregeling; etc.. Over deze onderwerpen geeft de
    projectgroep advies aan de cao-tafel(s) (juni ā€“ oktober 2021).
  • De koppeling van het Functiehuis OB/KE aan de salaristabellen van beide sectoren en eventuele overgangsregelingen. Ook dit wordt besloten aan de cao-tafel(s) (juni ā€“ september 2021).
  • Opstellen van implementatiehandleidingen, voorbeeld procedureregeling, indelingsprocessen en eventueel cursussen voor het gebruik van het Functiehuis OB/KE (augustus ā€“ oktober 2021).

Wat kunnen organisaties nu al doen?

Gedurende de ontwikkelperiode van het Functiehuis OB/KE brengen de organisaties in beide sectoren zo nodig alvast hun functiehuis op orde en hebben ze in kaart welke functies straks ingedeeld moeten worden in het nieuwe functiehuis. Veel organisaties hebben daarvoor de workshop gevolgd. In deze workshops is een handleiding en een format voor het maken van een onderlegger verstrekt.

Hebben jullie al een helder beeld van de verwachtingen van elke functie of is een passende functiebijschrijving aanwezig? Dan is jullie functiehuis voldoende op orde voor de overgang. Is dit nog niet het geval? Gebruik dan de onderlegger om helderheid te krijgen over de functie. Dit staat los van een nieuw functiewaarderingssysteem, maar is nu wel de aanleiding voor actualisatie. Heb je vragen over het invullen van de onderlegger, neem dan contact met Christine Oyen of Nienke de Bruijn.

Het doel van de onderlegger is om actuele functie-informatie op te schrijven, zodat je de overstap maakt op basis van passende en actuele informatie. Het is goed om hier ruim de tijd voor te nemen en betrek medewerkers in het gesprek over de inhoud van het takenpakket. Eventueel kun je de leidinggevende de onderlegger laten ondertekenen voor gezien, zodat je weet dat je de nieuwe functiewaardering maakt op basis van actuele informatie. Het gebruik van een onderlegger is niet verplicht en is een hulpmiddel voor het actualiseren van de taken.

Als de huidige beschrijvingen generiek zijn is het ook niet nodig om deze te herschrijven als organieke functiebeschrijving. Als bij de overgang naar het functiehuis de informatie uit de generieke functiebeschrijving te summier blijkt te zijn voor de overgang dan kan beter op dat moment gericht aanvullende informatie worden verzameld.

FAQ onderlegger nieuw Functiehuis OB/KE

  • Wat is het doel van een onderlegger?
    Een onderlegger wordt gebruikt om functies in te delen in het nieuwe functiehuis OB/KE. Een onderlegger bevat actuele functie-informatie, zodat de uiteindelijke functiebeschrijving en -waardering aansluit bij de huidige werkzaamheden. Wanneer er tijdens de overstap gewerkt wordt met verouderde functie-informatie zal de nieuwe functiebeschrijving en waardering niet passend
    (en verouderd) zijn.
  • Wat staat er in een onderlegger?
    Een onderlegger is een taakinventarisatie (zonder waardering). In de onderlegger staat op hoofdlijnen beschreven welke taken en verantwoordelijkheden er van een bepaalde functie gevraagd worden. Daarbij gaat het hoofdzakelijk om de beschrijving van opgedragen, structurele en substantiƫle taken:
    Opgedragen: taken die door de leidinggevende opgedragen zijn en verwacht worden;
    Structureel: taken die niet ā€˜wel eensā€™, maar regelmatig voorkomend gedurende een jaar;
    Substantieel: taken die een behoorlijke omvang van de werkzaamheden betreffen.
    Van belang is dat het bij de inventarisatie van taken altijd gaat om wat er van de functie gevraagd wordt en niet om hoe een medewerker functioneert. In het gedeelde format zijn meer tips weergegeven voor het maken van bruikbare onderleggers.
  • Is het verplicht om het aangeleverde format voor onderleggers te gebruiken?
    Het is niet verplicht om dit format te gebruiken, maar het geeft wellicht een handvat om functie-informatie in de organisatie op te halen. Een vacaturetekst, een bestaande functiebeschrijving of een andere vorm van functie-informatie kan ook goed dienen als onderlegger. Het is belangrijk dat de informatie helder en concreet is.
  • Moet ik voor elke functie binnen onze organisatie een onderlegger maken?
    Hoogstwaarschijnlijk is er binnen jouw organisatie al veel actuele functie-informatie voorhanden. Onderleggers hoeven alleen gemaakt te worden voor functies die nog niet staan beschreven, niet actueel zijn of zeer generiek staan beschreven.
  • Binnen onze organisatie werken we met generieke functiebeschrijvingen? Moet ik deze voor de indeling in het nieuwe functiegebouw eerst weer specifiek beschrijven?
    De meeste generieke profielen binnen OB en KE zijn een stuk minder generiek dan de beschrijvingen binnen het nieuwe functiehuis OB/KE. Mogelijk zijn jouw generieke profielen goed in te delen in de nieuwe systematiek. Om dubbel werk te voorkomen raden wij aan om (enkel in het geval van generieke beschrijvingen) te wachten op het functiewaarderingsysteem. Mocht er toch aanvullende informatie nodig zijn om een goede indeling te kunnen maken, kun je deze alsnog ophalen in de vorm van een onderlegger.
  • Wanneer is het slim om te starten met het maken van onderleggers?
    Daar is vandaag al mee te beginnen. Het instrument hoeft nog niet klaar te zijn om de actuele taken te inventariseren. Sterker nog, het is juist eenvoudiger wanneer het instrument er nog niet is. Op die manier kunnen takenpakketten zo zuiver mogelijk beschreven worden, zonder (bewust of onbewust) te sturen op eventuele consequenties voor de waardering. Dit geeft ook mogelijkheden om open en eerlijk met medewerkers het gesprek aan te gaan over welke taken er van een bepaalde functie verwacht worden.
  • Is het goed om medewerkers te betrekken bij het opstellen van een onderlegger?
    Dit is afhankelijk van jouw organisatie. In de ideale situatie is het prettig om medewerkers zo veel mogelijk te betrekken. Wanneer tijdens de voorbereidingsfase overeenstemming is tussen medewerker en leidinggevende over de opgedragen, structurele en substantiƫle taken (de inhoud van het takenpakket), geeft dat minder discussie bij de uiteindelijke indeling in het nieuwe functiegebouw. Wij kunnen ons voorstellen dat dit niet voor elke organisatie haalbaar is. Daarom is het goed om zorgvuldig na te denken over hoe je de actuele functie-informatie op wilt halen.
  • In het format is ruimte gereserveerd voor een handtekening van de leidinggevende. Waarom staat dat er?
    Een direct leidinggevende heeft een sleutelrol in het implementatieproces. Veelal is hij of zij degene die bepaalde taken aan een functie toekent. Door de leidinggevende een handtekening te laten zetten op de onderlegger wordt eigenlijk gezegd: ā€˜de leidinggevende heeft de onderlegger gezien en kan zich vinden in de inhoud ervanā€™. Het zetten van een handtekening is echter niet verplicht.