‘We denken nu nog bewuster na over onze gezamenlijke boodschap’ – interview met Gerry Poelert

Dit interview is onderdeel van de serie ‘Vooruitblikkende bibliotheken tijdens de coronacrisis’. Anne van den Dool (onderzoeksredacteur bij de KB) bevraagt hiervoor directeuren in bibliotheekland naar specifieke thema’s die spelen bij de maatregelen rondom het coronavirus en het vooruitzicht op eventuele heropening.

‘Het is drukker dan we het ooit gehad hebben,’ verzucht Gerry Poelert, directeur van Cultura Ede, blij. ‘En vooral met leuke dingen. We hebben onze dienstverlening voor theaters en scholen omgezet naar het digitale domein. Alle 58 scholen in ons werkgebied zijn nu geabonneerd op ons YouTube-kanaal, waar we ze deelgenoot maken van onze online lessen en voorstellingen.‘
Ook zijn ze bij Cultura Ede een bezorgservice gestart – niet alleen om iedereen aan het lezen te houden, maar ook om medewerkers en klanten tot ambassadeurs van de bibliotheek te maken. ‘Men kan bij ons maximaal vijf boeken per dag bestellen, die vervolgens worden thuisgebracht door ons horecapersoneel en de horeca medewerkers die normaal gesproken in ons cafe werken. De blijdschap over onze dienstverlening verspreidt zich als een lopend vuurtje. Mensen zijn dankbaarder dan ooit. Die mooie reacties van klanten helpen ons heel erg om als bibliotheek op een mooie manier in de publiciteit te staan.’

Cultura Ede is een fusie van verschillende organisaties, die samen één pand delen. In dat gebouw is niet alleen een bibliotheek, maar ook een theater, een bioscoop, een VVV-kantoor en een erfgoedinstelling te vinden.
Al die organisaties moeten op hun eigen manier hun weg vinden in de wirwar van regels en voorschriften die het coronavirus met zich meebrengt. Poelert: ‘Voor het theater is het een enorme klap. We hebben alle voorstellingen voor dit seizoen moeten afzeggen. Natuurlijk richten we ons op de voorstellingen die vanaf september hopelijk weer kunnen spelen, maar ook voor die situatie houden we ons hart vast. Wat als we straks slechts een derde van de stoelen in de zaal mogen vullen? Nemen we het verlies dat we daarvoor lijden dan voor lief?’
Het multifunctionele pand biedt voor zulke situaties af en toe gelukkig ook oplossingen. ‘We zijn bijvoorbeeld aan het onderzoeken of we sommige voorstellingen ook in de bioscoopzalen van Pathé kunnen spelen. Daar kunnen we een stuk meer mensen in kwijt.’

Poelert geniet van de nieuwe initiatieven van haar medewerkers. ‘Collega’s voeren nu andere werkzaamheden uit dan normaal, waarvan ze enorm blijken op te bloeien. Ook zijn we nu meer bezig met ons bestaansrecht en richten we ons op de vraag met welke vormen van dienstverlening we ons kunnen onderscheiden van andere instellingen. Zo zijn we momenteel games aan het ontwikkelen in samenwerking met de KB. Het technische deel van de organisatie neemt een enorme vlucht. Net als de communicatie tak: we zijn bezig met storytelling, zodat we ons verhaal nog beter voor het voetlicht kunnen brengen.’
De bibliotheek is in Poelerts ogen juist nu een ontzettend belangrijke plek. ‘Onze deuren moesten helaas dicht, maar achter die deuren wordt nog steeds keihard gewerkt. De dag nadat we dicht moesten, hebben we direct onze bezorgdienst opgetuigd. Daarnaast zetten we natuurlijk in op ons digitale aanbod. Zelfs onze muziek- en dansdocenten geven hun lessen nu online. Dansen voor de camera is lastig; daarom wordt nu veel meer coachend gewerkt. Dankzij dit experiment zien we goed welke interactie digitaal nog wel mogelijk is. Dat is bij alles wat we nu oppakken onze basishouding.’
En dat oppakken gebeurt gretig: dankzij de gedrevenheid van de medewerkers blijft geen klus liggen. Het levert onverwachte combinaties op tussen medewerkers en taken. ‘De kans op een match is dankzij onze brede dienstverlening nog groter,’ legt Poelert uit. ‘Daarnaast helpt die werkwijze ons om onze gezamenlijkheid als instelling te behouden – ondanks de verschillende regels waaraan we ons soms moeten houden.’

Waar de coronamaatregelen voor de gewone burger soms al wat verwarrend zijn, moet Cultura Ede soms met wel heel veel verschillende oren luisteren naar de regelgeving van de overheid en het RIVM. ‘Sommige zaken werken voor iedere sector anders,’ vertelt Poelert. ‘Zo zijn er verschillende afspraken over restitutie voor theater, kunstencentrum en bibliotheek. Dat is verwarrend voor klanten en medewerkers. In deze tijd rijst bij mij de behoefte om brancheverenigingen meer samen te zien optrekken, zodat hierin meer eenduidigheid kan komen.’
Een ander voorbeeld zijn de verschillende cao’s die voor de medewerkers van de departementen in het gebouw gelden. ‘Waar de ene cao per 1 januari met drie procent omhoogging, zijn de lonen van andere medewerkers nog niet gestegen. We zien dat dat soms wringt,’ geeft Poelert toe. ‘Iedereen werkt voor dezelfde organisatie, waarom gaan dat soort zaken dan niet gelijk op? Die vragen leven.’
Toch biedt de fusie ook voordelen. ‘We hebben voor klanten nu een mooi uniform digitaal aanbod. Daarvan kunnen we voor scholen nu een mooi samenhangend online pakket maken, met ruimte voor cultuur, erfgoed, literatuur en meer. Daardoor lukt het ons nog steeds klanten aan ons te binden, zoals we ook proberen met onze overkoepelende nieuwsbrief. Waar we voorheen inzetten op wat we allemaal doen, brengen we daarin nu vooral een persoonlijke boodschap. Ik denk daarbij bijvoorbeeld aan ons Podium van Belofte: video’s waarin we verheugd vooruitblikken op wat komend seizoen weer bij ons te zien zal zijn. We denken nu nog bewuster na over onze boodschap.’

Want vooruitkijken naar wat komen gaat, daar zijn ze bij Cultura Ede druk mee bezig. ‘We testen alle plannen die we met elkaar maken voor de heropening fysiek met elkaar. Vooral de punten waarop de wegen van mensen elkaar kruisen vormen daarbij een uitdaging, en daar hebben we er in dit multifunctionele gebouw nogal wat van,’ vertelt Poelert.
Voor deze zomer staat een grondige verbouwing van ons pand gepland. ‘De bibliotheek zit op de eerste verdieping en is niet direct zichtbaar voor mensen die dit pand binnenlopen. Daar willen we verandering in brengen door de ruimte opener te maken, met een duidelijke verbinding tussen de etages. Al die aanpassingen blijken nu verrassend coronavriendelijk, bijvoorbeeld door de verbeterde looproutes voor bezoekers. Die verbouwing stond eigenlijk voor later dit jaar gepland, maar we halen hem nu naar voren. Als we eenmaal open kunnen, willen we nooit meer dicht.’