‘Systemen zijn nog niet op ons ingericht’

In deze editie de commissie multifunctionele instellingen, waarin onder meer Jenny Doest (Rozet), Evelien Fokkink (Fundament Losser) zich inzetten voor een succesvolle samenwerking tussen organisaties met meer dan alleen een bibliotheek in hun pand.

Dat bibliotheken meer bieden dan alleen boeken, weten we inmiddels allemaal. Maar sommige bibliotheken zijn onderdeel van een organisatie die nog veel meer biedt dan een collectie, cursussen en debatten.

Hoeveel dat er precies zijn is niet bekend, maar dat het aantal groeit is zeker, aldus Jenny Doest, directeur-bestuurder van het Arnhemse Rozet. ‘Drie jaar geleden hebben we met een aantal organisaties het initiatief genomen om een netwerk van zulke instellingen te vormen. Inmiddels zijn er zestig aangesloten.’ Waarschijnlijk zijn er nog veel meer gecombineerde instellingen – daar wordt momenteel onderzoek naar uitgevoerd.

De organisaties komen vier keer per jaar bij elkaar, digitaal of fysiek. ‘Het is nog wat zoeken,’ vindt Doest. ‘We zijn gestart als een platform voor kennisdeling, maar misschien moeten we onderzoeken of we de komende tijd niet een stapje verder kunnen gaan.’

Want multifunctionele organisaties hebben zo hun eigen uitdagingen. ‘Neem bijvoorbeeld de coronamaatregelen,’ aldus Doest. ‘We vielen steeds tussen alle steunregelingen in. Ook met de verschillende regels was het steeds schipperen. Als gecombineerde instelling ben je een soort zeemeermin: je hoort niet in de zee thuis, maar ook niet op het land.’

Ook in normale tijden is het niet altijd makkelijk om een multifunctionele organisatie te zijn. ‘We vallen bijvoorbeeld onder verschillende brancheorganisaties,’ licht Evelien Fokkink, directeur-bestuurder van Stichting Fundament, toe. ‘We kunnen makkelijk een week vullen met het bijhouden van de kennis op dat gebied. Het zou een stuk makkelijker zijn als het systeem meer op organisaties als de onze is ingericht. Neem bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden: hoe trek je de pensioenen, salarisverhogingen en andere voorwaarden van meerdere cao’s gelijk? Dat lukt simpelweg niet altijd. In dat geval is het vooral belangrijk daar transparant over te zijn, ook richting je medewerkers.’

Geen enkele gecombineerde instelling is hetzelfde, benadrukt Fokkink. ‘De ene bibliotheek werkt samen met een bioscoop of filmhuis, de ander doet dat met een theater of volksuniversiteit. Er zijn ook bibliotheken die zijn samengegaan met organisaties voor sociaal werk. Gecombineerde instellingen zijn vaak organisaties die sterk zijn toegespitst op de lokale omgeving. We kunnen ze dus zeker niet allemaal over een kam scheren.’

Dat maakt het soms zoeken: op welke vlakken kunnen al deze verschillende organisaties elkaar versterken, en waarin juist niet? ‘Het is hoe dan ook belangrijk om ervaringen te delen,’ vindt Fokkink. ‘Neem bijvoorbeeld de rol die wij kunnen spelen binnen de maatschappelijke opgaven zoals geformuleerd in de Netwerkagenda en het Bibliotheekconvenant. Wij kunnen die opgaven op een heel diverse manier benaderen. Denk aan de bestrijding van laaggeletterdheid: hoe mooi is het als je via dans- en muzieklessen, mensen het plezier van taal kunt laten voelen?’

Doest ziet nog meer voordelen. ‘We hebben nu meer locaties en zijn dus dichter bij de burger. Verder nemen we nu verschillende vormen aan, die allemaal andere doelgroepen aanspreken: iemand die laaggeletterd is, stapt misschien niet zo makkelijk naar binnen bij een bibliotheek, maar makkelijker bij een ander gebouw, zoals een school. En wat dacht je van BoekStart in de kinderopvang? We kunnen veel meer voor kinderen betekenen als we niet alleen een boekenhoek neerzetten, maar ook lessen muziek en dans kunnen aanbieden. Laten we vooral gebruikmaken van elkaars ervaring.’

Daarnaast zijn er andere maatschappelijke opgaven waarin gecombineerde instellingen een bijzondere rol van betekenis kunnen spelen. ‘Eenzaamheid en armoede zijn grote thema’s,’ aldus Fokkink. ‘Binnen een multifunctionele organisatie heb je nog meer verschillende handvatten om daarmee aan de slag te gaan.’

In Nederland zijn steeds meer gecombineerde instellingen te vinden. Achter die fusies zaten lang niet altijd de juiste beweegredenen, weet Fokkink uit eigen ervaring. ‘Aanvankelijk is het bij veel bibliotheken een manier geweest om het hoofd boven water te houden,’ weet ze. ‘Bij ons kwam de vraag vanuit de gemeente: die gaf subsidie aan drie verschillende stichtingen en vroeg zich af of dat niet anders kon. Terwijl: vaak is het veel meer de inhoud die ons verbindt. Ik hoop dat we andere instellingen kunnen inspireren om ook die stap te zetten – of het nu is door te fuseren of door meer te gaan samenwerken.’

De overgang naar één merk zorgt ook voor een aangepaste communicatie richting de gebruiker. ‘In 2013 zijn wij in het gebouw Rozet Centrum getrokken. In augustus 2016 zijn we bestuurlijk gefuseerd tot Rozet. Sinds 1 januari 2022 zijn we ook juridisch gefuseerd. Sinds 1 januari 2018 profileren we ons als één centrum voor taal, kunst en erfgoed,’ blikt Doest terug. ‘We werden meteen door heel Arnhem omarmd, ook dankzij het prachtige gebouw. Ik ben nog steeds verbaasd dat we geen enkele negatieve brief hebben gekregen van bewoners die het oude merk misten. Ook bij medewerkers ging de overgang goed: ze zijn trots dat ze bij Rozet werken.’

Het is een mythe dat samen in één gebouw zitten automatisch voor samenwerking zorgt, benadrukt Doest. ‘Ons gebouw is groot genoeg om elkaar niet tegen het lijf te hoeven lopen. Daarvoor is echt inhoudelijke sturing nodig. Met alleen goedemorgen en goedemiddag tegen elkaar zeggen kom je er niet.’

Fokkink en Doest zijn allebei niet zo blij met de termen ‘multifunctionele organisatie’ of ‘gecombineerde instelling’. Juist daarom hebben ze een neutrale naam gekozen als Rozet of Fundament. ‘De nieuwe naam moest wel gaan leven,’ herinnert Fokkink zich. ‘We moesten nog een begrip worden, maar dat is inmiddels zeker gelukt. Dat komt ook doordat het verhaal zo sterk is: we werken samen omdat we elkaar kunnen versterken.’

De volgende stap is om een systeem te creëren waarin multifunctionele instellingen beter passen, benadrukt Doest. ‘We worden nooit als geheel gezien, alleen als verschillende delen. We moeten bijvoorbeeld gegevens aanleveren bij alle brancheorganisaties, maar alleen over het deel dat voor hen van toepassing is. Het is fijn dat onze POI, Rijnbrink, bibliotheken specifiek wil gaan ondersteunen in vraagstukken als deze. We weten gelukkig dat we niet de enigen zijn die hiermee worstelen.’

Gelukkig zijn de directeuren van gecombineerde instellingen stuk voor stuk ‘opgewekte bestuurders met groot probleemoplossend vermogen’, omschrijft Doest. ‘Het zijn fijne mensen om mee te sparren. We benaderen het vooral als een project waarop we onze creativiteit kunnen loslaten. En ook andere bibliotheken zijn natuurlijk op zoek naar manieren om zo goed mogelijk met partners samen we werken. We staan er hoe dan ook niet alleen voor.’

De Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) kent verschillende netwerken en commissies die zich met hart en ziel inzetten voor de bibliotheekbranche. Wie zitten in die netwerken en waar maken zij zich hard voor?