‘Studieplekken voor jongeren zijn zo georganiseerd’ – in gesprek met Geja Olijnsma

Dit interview is onderdeel van de serie ‘Vooruitblikkende bibliotheken tijdens de coronacrisis’. Anne van den Dool (onderzoeksredacteur bij de KB) bevraagt hiervoor directeuren in bibliotheekland naar specifieke thema’s die spelen bij de maatregelen rondom het coronavirus. Steeds meer bibliotheken stellen vestigingen gedeeltelijk weer open.

Bij de Bibliotheek Venlo maakten ze een bijzondere keuze. Toen zij op maandag 11 mei hun deuren weer mochten openen, kozen ze er niet alleen voor om het halen en brengen van materialen weer op te starten: ze richtten ook direct veertig werkplekken voor studenten in, die vrijwel constant allemaal bezet zijn.
‘Voor ons was dat een heel logische keuze,’ vertelt directeur Geja Olijnsma. ‘Het faciliteren van deze mogelijkheid kost ons relatief weinig energie, zeker wanneer je het vergelijkt met het begeleiden van een groep kinderen, die zomaar alle kanten op rent. Om deze studenten blij te maken, hoeven we maar zo weinig te doen: het enige wat ze nodig hebben, is een plekje met anderhalve meter ruimte om hen heen. Je hoeft het ze maar één keer uit te leggen en de volgende dag vinden ze vanzelf hun weg.’
Natuurlijk levert deze dienst het personeel van de Venlose bibliotheek wel een klein beetje extra werk op. Er moet in de gaten gehouden worden of er niet te veel studenten hun laptop en boeken openslaan. Om dat te kunnen managen, bedachten ze het volgende: iedere studiebol neemt naar zijn werkplek één van de veertig badeendjes mee die bij de ingang klaarstaan. Als de eendjes op zijn, zijn ook alle studieplekken vergeven. Ook in de periode voorafgaand aan de coronacrisis was al hard gewerkt om studieplekken in orde te maken. Die moeite werd nu direct beloond.
‘Al vrij snel bedachten we de bijbehorende slogan Studeren doe je nu even in je eendje,’ aldus Olijnsma. ‘We wilden dat het ook een beetje luchtig en leuk zou blijven. Deze tijd is al zo pittig voor jongeren. Laten we hen niet alleen maar overspoelen met protocollen en regels, dachten we.’

Olijnsma vindt het hartverwarmend om te zien hoeveel deze handreiking, om in de bibliotheek te kunnen plaatsnemen, voor studenten en scholieren betekent. ‘De eerste dag stonden ze direct voor de deur. De jongeren die ik sprak, gaven aan zich thuis echt niet te kunnen concentreren. Voor hen zijn wij redders in nood.’
Ook aan de hygiëne is gedacht. De studenten desinfecteren hun handen bij binnenkomst en maken ook hun eigen werkplek schoon. Datzelfde geldt voor het gebruik van de computers, die sinds 18 mei weer beschikbaar zijn. ‘De pc’s zijn momenteel alleen opengesteld voor leden. Iedereen mag maximaal een uur per dag computeren. Wie plaatsneemt, geven we een klokje om de tijd in de gaten te houden.’
En zo staan er drie soorten tokens opgesteld bij de deur van de Venlose bibliotheek: eendjes, klokjes en mandjes voor bezoekers. Die drie verschillende bezoekersstromen vergen veel van het personeel, ziet Olijnsma. ‘Ook zien we ons genoodzaakt meer werknemers op de vloer te plaatsen – anders krijgen we de protocollen simpelweg niet uitgevoerd. Toch hebben we besloten onze dienstverlening vanaf het begin zo breed op te zetten: het zou doodzonde zijn als we ons alleen maar zouden bezighouden met de logistiek van het boek, en niet met onze andere functies als bibliotheek.’
Gelukkig hoeven ze zich in Venlo om de basisschoolkinderen niet zo’n zorgen te maken: alle veertig basisscholen in het werkgebied hebben hun eigen locatie van de Bibliotheek op school. ‘Wij ontvangen dan ook geen groepen kinderen,’ licht Olijnsma toe. ‘Wij zien kinderen van basisschoolleeftijd niet anders dan onze andere bezoekers. Daarnaast zien we dat scholen nog niet toe zijn aan het bezoeken van de bibliotheek: zij moeten nu eerst andere zaken op orde krijgen.’

Olijnsma wilde per se op 11 mei weer open. ‘Ik wilde geen dag wachten,’ blikt ze terug. ‘Zo zit ik in elkaar: op zo’n moment steekt de ondernemer in mij de kop op. We hebben bijvoorbeeld hard gezocht naar leveranciers die ons binnen enkele dagen de juiste materialen konden leveren om de bibliotheek coronaproof te maken, zoals kuchschermen en winkelmandjes. De wachttijd bij de aanbevolen leveranciers was soms simpelweg te lang.’
Naast alle hectiek rondom sluiting en gefaseerde heropening loopt in de Bibliotheek Venlo nog een veeleisend project. Olijnsma: ‘In januari is in onze bibliotheek een benchmark uitgevoerd, in opdracht van de gemeente. We zijn daarbij vergeleken met twaalf andere gemeenten in Nederland. De resultaten waren positief: we behalen betere resultaten voor veel minder geld per inwoner: gemiddeld zo’n 7 euro. In ons werkgebied gaat dat om een slordige 770 duizend euro per jaar. We hebben die uitslag aangegrepen om te kijken of er binnen de gemeente draagvlak is om een reparatieplan uitgevoerd te krijgen.’
Olijnsma zag de positieve resultaten van de benchmark direct als een belangrijke kans voor de bibliotheek. ‘Toch dacht ik ook: hoe ga ik dat in deze tijd voor elkaar krijgen? Tegelijkertijd zorgde dit project voor een prettige afwisseling: tussen strategisch bezig zijn met de toekomst en operationeel kijken wat op ieder moment mogelijk is.’
Met de benchmarkuitslag onder de arm probeert Olijnsma te kijken of de bibliotheek structureler financiering kan ontvangen. ‘We doen het goed, maar houden het op deze manier niet jarenlang vol. We hebben meer personeel nodig, meer fte’s. Zoals treffend in de benchmark werd verwoord: Venlo heeft te kampen met grotestedenproblematiek, maar de bibliotheek wordt gefinancierd als een dorpsvestiging. We worden bijvoorbeeld gevraagd een stevige rol in te nemen in de bestrijding van de grootschalige laaggeletterdheid waarmee Venlo te kampen heeft.’

De volgende stap: aan de inwoners van je gemeente laten zien wat je allemaal doet. ‘We doen ons best zoveel mogelijk voor de stad zichtbaar te maken welke verschillende rollen we als bibliotheek allemaal vervullen en wat daarvan de positieve effecten zijn,’ licht Olijnsma toe. ‘Dat deden we ook toen we onze vestigingen moesten sluiten: we hebben toen direct een advertentie in De Limburger laten plaatsen met de boodschap dat we zeven dagen per week, 24 uur per dag online open waren. Nog mooier is het als ook onze samenwerkingspartners verkondigen wat de bibliotheek allemaal doet. Op die manier begrijpt iedereen in de stad hoe belangrijk wij zijn.’
In vergelijking met sommige van die partners zit de bibliotheek er wat Olijnsma betreft redelijk stabiel bij. ‘Wij zien de culturele instellingen om ons heen, zoals het theater en het poppodium, enorm lijden. Wij zijn niet afhankelijk van onze kaartverkoop. Wij hebben geen boetegelden. Zelfs onze horeca wordt gerund door een externe partij. De paar duizend euro die wij momenteel van de overheid krijgen ter compensatie van onze vaste lasten helpen ons al enorm. We bestaan al meer dan honderd jaar, en ik wil het graag nog meer dan honderd jaar volhouden.’

De afgezegde evenementen deden Olijnsma pijn. Toch had ze er vooral moeite mee dat ze de afgelopen maanden geen klanten zag of sprak. ‘We waren elke dag keihard aan het werk, maar de mensen voor wie we het deden, zagen we niet. Ik ben normaal gesproken vaak op de werkvloer te vinden; ik heb dat nodig om te weten wat er speelt. Ik knoop dan even het gesprek aan met klanten, om te horen wat ze van onze dienstverlening vinden. Dan weet ik weer waarvoor we het allemaal doen. Nu werken we extra hard en hebben we die feedback een tijdlang niet ontvangen. Dat maakte het soms extra zwaar.’