‘Reorganisatie en coronacrisis zorgen samen voor dubbele onwennigheid’ – interview met Erna Winters

Dit interview is onderdeel van de serie ‘Vooruitblikkende bibliotheken tijdens de coronacrisis’. Anne van den Dool (onderzoeksredacteur bij de KB) bevraagt hiervoor directeuren in bibliotheekland naar specifieke thema’s die spelen bij de maatregelen rondom het coronavirus en het vooruitzicht op eventuele heropening.

De timing van de coronacrisis kon voor de Bibliotheek Kennemerwaard bijna niet ongunstiger uitvallen, vertelt directeur Erna Winters met een smalle glimlach. ‘We stonden met één been in een reorganisatie. De maandag waarop onze deuren voor het eerst gesloten moesten blijven, lagen alle brieven voor het personeel al klaar. Iedereen zou een nieuwe plek in de organisatie krijgen. Alles was uitgedacht.’
Ze besloten de omslag naar meer zelfstandig werkende teams door te zetten. Daardoor vinden in Kennemerwaard nu twee parallelle veranderingen van formaat plaats: naast de reorganisatie zijn ze natuurlijk ook nog steeds druk bezig tijdens de sluitingen van de vestigingen allerhande vormen van alternatieve dienstverlening op poten te zetten.
‘Met name de haalservice is zeer arbeidsintensief,’ geeft Winters toe. ‘Het zorgt ervoor dat we minder tijd, ruimte en energie hebben voor dat andere zo omvangrijke project: het traject waarin we iedereen een zo mooi mogelijke nieuwe plek in deze organisatie willen geven.’
Sommige onderdelen van dat proces verlopen nu beduidend lastiger. ‘Neem het inwerken in al die nieuwe functies: dat is op afstand lang niet altijd even gemakkelijk. Je wilt zulke informatie in real life kunnen delen. Ook hadden we een goede kick-off voor ogen, waarin we elkaar fysiek een hart onder de riem konden steken bij dit uitdagende proces.’

Daarnaast, merkt Winters, zijn in dit soort tijden informele ontmoetingsmomenten extra belangrijk. ‘Medewerkers luchten hun hart nu eenmaal een stuk sneller bij de koffieautomaat dan in een grootschalig overleg. Die momenten moeten we nu ook digitaal inbouwen, zodat iedereen het gevoel krijgt dat we bezig zijn met een gezamenlijke zoektocht, waarin we allemaal weleens dwalen. Nu is het soms lastig om aan te voelen of het wel goed gaat met een collega. Deze organisatie bestaat uit 140 mensen. Sommigen daarvan hebben we nu niet goed in beeld.’
Digitaal trekken ze bij de Bibliotheek Kennemerwaard alles uit de kast om contact met elkaar te onderhouden. ‘In wisselende samenstellingen hebben we één keer per week met een selectieve club een freestyleoverleg, zoals we dat noemen. Verder werken we met Teams en Sharepoint, en hebben we digitale werkgroepen voor allerlei zaken, zoals de nieuwe overlegstructuur en zelforganisatie.’
Daarnaast is Winters vorige week gestart met een livevideo waarin ze vertelt over de reorganisatie, die wordt via het intranet en Facebook verspreid. ‘Ik geef steeds het stokje door aan een andere collega: hoe sta jij in deze coronatijd? De reacties zijn hartverwarmend. We halen er een gevoel van verbondenheid uit.’

Natuurlijk is niet iedereen direct blij met zijn of haar nieuwe functie, begrijpt Winters. ‘Sommigen voelen zich direct als een vis in het water, maar dat geldt natuurlijk niet voor iedereen. Als directeur wil je dat ontzettend graag weten, en vervolgens goede nazorg leveren. Dat is in deze tijd veel lastiger. Het virus vraagt veel van onze aandacht – niet alleen zakelijk, maar ook privé. We doen ongelooflijk ons best, maar misschien glipt er weleens iemand tussendoor. Dat kunnen we helaas niet voorkomen.’
Het is een paradoxale situatie: de reorganisatie is gericht op meer zelforganisatie, maar op dit moment is juist extra veel sturing nodig. ‘We willen mensen laten uitgaan van hun eigen kracht in expertise, maar in deze nieuwe situatie valt dat vertrouwen soms weg,’ aldus Winters. ‘En dat terwijl dit juist een tijd is van nieuwe dingen uitproberen. Wacht niet op het MT, benadrukken we, maar neem zelf de leiding.’ Aan de andere kant zijn nu de kaders ook niet duidelijk voor iedereen, dus dat is ook wel begrijpelijk.

Die boodschap past sommige medewerkers als een handschoen: ze ontwikkelen wekelijks nieuwe diensten en springen bij waar mogelijk. Anderen ziet ze worstelen: ze wachten af tot ze een instructie krijgen. ‘Deze samenloop van omstandigheden zorgt voor een enorme oefening in assertiviteit,’ zegt Winters. ‘De onderlinge verschillen zijn groot, onafhankelijk van niveau of functie. We zien ook hoe sommigen nu enorm de urgentie voelen het verschil te maken, terwijl die neiging bij anderen minder leeft. Voor degenen die nu ontwikkelcapaciteiten tonen, is in de toekomst hopelijk een soortgelijke rol weggelegd.’

Wanneer het tijd is om weer open te gaan, hoopt Winters ook aan andere zaken aandacht te kunnen besteden dan enkel de uitleenfunctie. ‘We hebben in de afgelopen jaren zo’n mooi divers beeld opgebouwd van alle verschillende functies van de bibliotheek. Dat beeld moeten we vasthouden, met aandacht voor onze verblijfs- en ontmoetingsfuncties. Alles natuurlijk binnen het anderhalvemeterscenario. Sommige mensen willen het liefst de hele dag bij ons blijven, en we zouden heel graag kijken hoe dat ook straks weer mogelijk is. Daarover zijn we nu druk aan het nadenken – met elkaar.’