‘Ook na heropening houden we rekening met alle scenario’s’ – in gesprek met Alice en Jeanine

Zoals voor velen was ook de eerste lockdown voor Jeanine Deckers, directeur van Bibliorura in Roermond, een moeilijke en enge tijd. ‘Waar ik in de rest van het land collegabibliotheken afhaalmogelijkheden zag optuigen, bleven wij thuis,’ herinnert Deckers zich. ‘In de bibliotheek waren dagelijks een paar mensen aanwezig om via de telefoon mensen te helpen met het lenen van e-books en om andere vragen te beantwoorden. Ook maakten we digitale nieuwbrieven voor scholen en kinderdagverblijven. Verder deden wij niets.’ Ook in Deventer werd de afhaalbibliotheek weer opgetuigd. ‘In het voorjaar hadden we nog te kampen met allerlei veiligheidsissues,’ herinnert directeur Alice van Diepen zich.

Toen de quarantaineperiode wel erg lang begon te duren, besloot Deckers toch maar een afhaalbieb op te zetten. ‘Toen was dat een ingewikkelde exercitie, met speciale tasjes en boeken die in quarantaine moesten. We waren slechts een aantal open. Bezoekers moesten een tijdslot reserveren.’

Tijdens de tijdelijke lockdown in november besloot Deckers daarom niet voor twee weken opnieuw een afhaalbibliotheek op te tuigen. Nu, tijdens deze langere lockdown, doet ze dat wel. ‘De heropstart ging heel flitsend,’ meldt ze. ‘Klanten krijgen een mailtje en kunnen vervolgens langskomen wanneer het voor hen schikt. Dat scheelt veel gedoe: tijdens de eerste lockdown kostte met name het maken van de afspraken veel tijd.’

Een bijkomend voordeel: wie nu voor een dichte bibliotheekdeur staat, wordt in Roermond alsnog te woord gestaan door een aanwezige medewerker. ‘Met name ouderen hadden soms niet meegekregen dat we dicht waren. Nu kunnen we hen ook helpen wanneer zij moeite hebben met het reserveren van boeken. Als ze vragen om een bepaalde titel, kunnen we het meteen uitlenen.’

Voor zulke persoonlijke hulp is ook tijd omdat het voorlopig niet stormloopt bij de afhaalbieb. ‘De maandag van de toespraak van Mark Rutte was het ontzettend druk,’ aldus Deckers. ‘Toen kwam men nog even snel hamsteren. Maar nu is het stil op straat.’

Ook in Deventer werd de afhaalbibliotheek weer opgetuigd. ‘In het voorjaar hadden we nog te kampen met allerlei veiligheidsissues,’ herinnert directeur Alice van Diepen zich. ‘Toen wisten we nog niet hoelang het virus precies overleefde op de boekenkaften. Inmiddels kunnen we veel flexibeler te werk gaan: als we ergens het afgelopen jaar goed in zijn geworden, is het in het op- en afschalen van het hele bibliotheekproces.’

Toch blijft Van Diepen ontstemd over de verschraling van het aanbod die de sluiting van de bibliotheek betekent. ‘In de centrale vestiging komt maar een klein deel van de bezoekers voor het boek,’ aldus Van Diepen. ‘Men komt juist voor een kopje koffie, een plek achter de computer of een praatje. Het blijft pijnlijk dat we die belangrijke functies op dit moment niet kunnen aanbieden.’

In Deventer zijn ze nog aan het nadenken of ze tijdens deze sluitingsperiode specifieke kwetsbare groepen willen bedienen, bijvoorbeeld om taallessen te geven. ‘Tegelijkertijd voelt dat krom,’ legt Van Diepen uit. ‘De kracht van de bibliotheek is dat we iedereen binnenlaten zonder bij voorbaat labels te plakken. Nu worden we toch gedwongen dat te doen.’

Hoewel het ook in Deventer niet heel druk is bij de afhaalbieb, scheppen de medewerkers er toch plezier in om te merken dat het proces steeds soepeler verloopt, aldus Van Diepen. ‘Nu we het logistieke proces op orde hebben, hebben we de ruimte om na te denken over extra service: wat kunnen we doen om extra gastvrij te zijn of om ook mensen die niet naar ons toe kunnen komen verder te helpen? We maken bijvoorbeeld verrassingstasjes voor gasten die bij ons komen aanwaaien en niet goed weten welke boeken ze moeten kiezen. Wellicht geven we in de tasjes rond de kerst iets extra’s mee.’

Een deel van die veranderingen zijn wellicht ook voor de post-coronaperiode interessant. Van Diepen: ‘Ik werd benaderd door de lokale fietskoeriersdienst: of ze misschien ook onze boeken konden rondbrengen. Die service kunnen we ook na deze tijd in stand houden.’

Hetzelfde merkt Deckers waar het gaat om de programmering. ‘Collega’s zijn nu druk aan het nadenken over de activiteiten voor volgend jaar. Gaan we helemaal online of durven we het aan een deel fysiek te laten plaatsvinden? We hebben veel nieuwe mogelijkheden ontplooid, maar de vraag is wat we wanneer moeten toepassen.’

Want hoewel het vrijwel zeker lijkt dat de bibliotheek op 20 januari weer de deuren mag openen, weet niemand nog onder welke voorwaarden dat zal zijn. ‘Mogen we dan weer met dertig personen in een zaal, of zit dat er nog even niet in?’ peinst Deckers hardop. ‘We proberen een vorm te vinden waarin we met alle scenario’s rekening kunnen houden.’

Daarnaast kozen beide dames het afgelopen jaar voor een extra taak binnen het bibliotheekveld: die van bestuurslid bij de VOB. ‘Wij staan voor het belang van alle bibliotheekorganisaties,’ legt Van Diepen uit. ‘Dat is een wezenlijk ander perspectief dan dat van bibliotheekdirecteur. Vanaf nu kijk ik met twee brillen naar elke situatie: met een lokale én een landelijke blik. Dat zie ik bijvoorbeeld bij het keuzemoment rondom het collectief landelijk bibliotheeksysteem (CLB): kijk ik vanuit generiek of mijn eigen belang? Een boeiende combinatie, maar ook een uitdagende.’

Ze staan voor een belangrijke taak, de twee nieuwe bestuursleden. ‘Samen met interim-voorzitter Anne Rube vormen wij nu het bestuur,’ legt Deckers uit. ‘De komende tijd gaan we op pad om meer bestuursleden te werven. Met hen kunnen we vervolgens op zoek naar een nieuwe directeur, en met die directeur zoeken we weer naar een nieuwe, permanente voorzitter.’

Leiden al die zoektochten niet af van waar het werkelijk om gaat: de binding met het bibliotheekveld? ‘Het hoort erbij,’ antwoordt Deckers laconiek. ‘Wij zorgen ervoor dat alle belangen behartigd worden en dat de directeur op de juiste manier wordt gevoed. Daar zijn deze wisselingen voor nodig.’

Van Diepen kijkt ernaar uit te kunnen bouwen aan een bestuur dat het vertrouwen krijgt van alle leden binnen de vereniging. ‘We staan in meerdere opzichten op een kruispunt, ook met het convenant dat net is gesloten. Ik zeg altijd: we moeten stoppen met beweren dat we ons midden in de transitie van klassieke naar maatschappelijk-educatieve bibliotheek bevinden – we zijn er al. We moeten onze werkwijze alleen nog verfijnen. Het convenant helpt daarbij.’

Ook tijdens de coronacrisis heeft de VOB de kans gekregen zichzelf van haar beste kant te laten zien. ‘De communicatie is heel accuraat geweest. Niet mopperen, maar oppakken, was het devies.’

Wat zijn de doelen van de twee bestuursleden voor de komende tijd? ‘We willen allebei graag dat de verbinding met de leden nog sterker wordt en dat de vereniging ook in de regio’s een gezicht krijgt,’ aldus Van Diepen. ‘Daar worden goede stappen in gezet: als een bibliotheek in de problemen zit, pleegt Anton een telefoontje. We willen de grote groep passieve leden actiever krijgen. De online bijeenkomsten van de afgelopen tijd helpen daar alvast bij: steeds meer leden haken aan. Zo heeft deze crisis toch nog voordelen.’