‘Nog een bezuinigingsslag krijgt ons niet klein’ – in gesprek met Joke Mos

Dit is het laatste interview in de serie ‘Vooruitblikkende bibliotheken tijdens de coronacrisis’. Anne van den Dool (onderzoeksredacteur bij de KB) bevraagt hiervoor directeuren in bibliotheekland naar specifieke thema’s die spelen bij de maatregelen rondom het coronavirus. Steeds meer bibliotheken stellen vestigingen gedeeltelijk weer open.

Bij de Bibliotheek Zoetermeer weten ze inmiddels wel wat bezuinigen betekent, vertelt directeur Joke Mos. ‘Een jaar geleden kregen we te horen dat we het met flink minder geld moesten doen. De gemeente suggereerde om twee van onze wijkvestigingen te sluiten om kosten te besparen. Dat zagen wij anders. We wisten: als we ook in die vestigingen in de wijken met zoveel mogelijk partners samenwerken, krijgen we daar meer gedaan. Nu is in het college de motie aangenomen om deze vestigingen om te vormen naar Huizen van de Wijk – met steun van heel veel partijen. Zo is er toch nog uitgekomen waar we op hoopten: een zo breed mogelijke samenwerking met partners uit de buurt. Alleen zo kunnen we mensen bedienen die hulp zoeken in de nabije omgeving.’
Het verhaal is tekenend voor de werkwijze van de Zoetermeerse bibliotheek – ook tijdens de coronacrisis. Gedurende de sluiting gingen de gesprekken met de meer dan veertig samenwerkingspartners die de organisatie rijk is gewoon door. Want er moest veel worden afgestemd: elke partij wilde op zijn eigen moment de deuren sluiten of juist weer openen. Toch brengt de samenwerking vooral veel, weten ze inmiddels al een aantal jaar. Sinds het moment dat de nieuwe hoofdvestiging, het Forum, werd opgericht is het format een succes. Ook toen kreeg de bibliotheek een strenge vermindering van de subsidie voor de kiezen.
‘Toen we ons idee aan de stad presenteerden, meldden zich allerlei partijen die zich graag bij ons in het pand wilden huisvesten,’ herinnert Mos zich. ‘Van het Centrum voor Jeugd en Gezin tot de Volksuniversiteit, van het meldpunt voor vrijwilligers tot het informatiepunt voor jongeren. Die belangstelling was hartverwarmend.’
Het oude gebouw ging op de schop en een modern pand verrees. Inmiddels vinden achter de deuren van het Forum welgeteld 45 samenwerkingen plaats, die allemaal op hun eigen manier invulling geven aan de synergie waar de bibliotheekorganisatie voor staat. ‘Met iedere partij hebben we een andersoortige samenwerking,’ aldus Mos. ‘De een houdt bij ons spreekuren, de ander woont ook daadwerkelijk bij ons in. Nog steeds komen er partijen bij die ons benaderen voor een samenwerking. Het Forum is gevestigd in een gedeeld pand met het Stadhuis van de gemeente; ook daarmee wordt veel samengewerkt.
Onze backoffice maakt zelfs gebruik van de kantoorruimte van de gemeente. Ook van het vergadercentrum maken we samen gebruik.’

Dat brengt natuurlijk zo zijn uitdagingen mee als tot een coronasluiting moet worden overgegaan. ‘Wij gingen al op 13 maart dicht, de dag nadat we te horen hadden gekregen dat er niet meer dan honderd man tegelijk binnen mochten zijn,’ vertelt Mos. ‘Wij hebben dagelijks tweeduizend bezoekers. We wisten niet hoe we die stroom moesten managen.’
Gelukkig ontstonden algauw de eerste initiatieven. Sneller dan Mos ze kon bedenken vonden haar medewerkers manieren om de bibliotheek op gang te houden. Alle drieduizend oudere leden werden persoonlijk gebeld door de medewerkers om ze hulp aan te bieden bij online lezen en te vragen of ze nog andere ondersteuning nodig hadden. Medewerkers gingen allerlei dienstverlening online aanbieden, zoals voorleesvideo’s en digitale Taalcafés. En de bibliotheek startte een campagne om het thuislenen en andere digitale dienstverlening breed te promoten in de stad. De personeelsbijeenkomsten die normaal gesproken om de week met collega’s plaatsvonden, werden digitaal voortgezet. Aan medewerkers met een benarde thuissituatie werd coaching aangeboden.
Tijdens de sluiting verbaasde Mos zich over de aandacht die door de politiek werd gevestigd op de uitleenfunctie van de bibliotheek. ‘Dat deed me beseffen dat we als branche nog een flinke slag te slaan hebben,’ vertelt ze. ‘Dit is het moment waarop we kunnen laten zien hoeveel vraag naar alle verschillende aspecten van de bibliotheek is, en niet alleen naar het fysieke boek. We moeten doorpakken met onze digitale activiteiten en ze in een hybride vorm aanbieden, waardoor meer mensen kunnen aanschuiven.’
Daarbij vallen er wat Mos betreft nog wel wat stappen te zetten in de interactiviteit van deze mengvorm. ‘De digitale mogelijkheden moeten nog verder worden geprofessionaliseerd,’ geeft ze toe. ‘Je moet als kijker geen plat scherm voor je neus hebben, maar een totaalbeleving. Het mag in geen geval voelen alsof je een filmpje op YouTube aan het kijken bent: je moet niet alleen de spreker zien, maar ook de ambiance voelen, kunnen reageren, in gesprek kunnen gaan. Daar hebben we de middelen voor; we moeten ze alleen aan elkaar koppelen.’

De samenwerking met zoveel verschillende partners zorgt ook nu, in de verschillende fases van heropening, voor uitdagingen. ‘We willen zoveel mogelijk activiteiten laten doorgaan,’ aldus Mos. ‘Om ons heen zien we hoe al onze partners weer willen opstarten, maar dat kan niet allemaal tegelijk. Zeker in het begin was het protocol vrij beperkt. We hebben onze openingstijden, die normaal gesproken heel ruim zijn, wat ingekort om ervoor te zorgen dat de bibliotheek leeg is op het moment dat we er activiteiten willen organiseren. Cursussen van de Volksuniversiteit vinden plaats voor openingstijd en na sluitingstijd. Ook zijn mensen die bij ons langskomen voor een van de spreekuren op afspraak welkom. Met name naar juridische hulp, jeugdhulp en begeleiding bij het vinden van werk is nu heel veel vraag. We zijn blij dat we deze mensen kunnen helpen.’
Om de communicatie tussen alle partners goed te laten verlopen, vindt regelmatig overleg plaats. ‘Een voorwaarde voor deelname aan het Forum is dat je meedoet met de gemeenschappelijke thema’s. Zo werken we aan onze gezamenlijkheid,’ aldus Mos. ‘Ook naar buiten toe is de communicatie een uitdaging – in normale tijden al, maar nu helemaal. We hebben op onze Forumwebsite een pagina met alle partners en hun gegevens. Ook kunnen zij hun activiteiten via dat kanaal streamen. Als zij daarbij hulp nodig hebben, helpen we hen. Onderling verwijzen we warm door. We zeggen niet alleen: het jongerenpunt zit daar, maar we geven ook extra informatie. We zijn goed van elkaar op de hoogte.’

Daarnaast wordt gewerkt aan een digitale versie van het Forum, waar bezoekers via een chatfunctie hun vragen kunnen stellen. Ook kijken de partners samen met de gemeente en lokale culturele organisaties naar een gezamenlijk zomerprogramma, waarbij alle organisaties die het tijdens de coronacrisis niet makkelijk hebben gehad elkaar kunnen ondersteunen. Mos; ‘Het Centrum voor Kunst en Cultuur, het museum, het theater en heel veel andere organisaties slaan de handen ineen, met taal, bewegen en muziek als thema’s. Daartoe maken we ook een gezamenlijk terras, waar kinderen en ouders kunnen spelen, maar ook activiteiten kunnen bijwonen rondom voorlezen, vloggen en meer. We zetten bewust in op gezinnen: veel mensen blijven hoogstwaarschijnlijk in de vakantie thuis.
Op dat terras kunnen ook andere organisaties hun activiteiten ontplooien. ‘We hebben bewust voor die buitenruimte gekozen,’ legt Mos uit. ‘Daar is de kans op besmetting tenslotte veel kleiner. Wanneer het gaat regenen, kunnen we eventueel bij de gebouwen van onszelf of partners naar binnen.’

En zo blijven ze bij de Bibliotheek Zoetermeer optimistisch. ‘We willen laten zien dat we samen iets moois kunnen neerzetten,’ aldus Mos. ‘We weten inmiddels hoe innovatief we zijn. Een extra bezuinigingsslag, noch het coronavirus, krijgt ons klein.’