‘Digitale infrastructuur als katalysator voor samenwerking’

De Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) kent verschillende netwerken en commissies die zich met hart en ziel inzetten voor de bibliotheekbranche. Wie zitten in die netwerken en waar maken zij zich hard voor? In deze editie de commissie Digitaal, waarin onder meer Bert Hogemans en Ineke Goedhart zich inzetten voor een landelijk bibliotheeknetwerk dat ook op digitaal gebied met de neuzen dezelfde kant op wijst.

Bert Hogemans, directeur-bestuurder bij de Bibliotheek Gelderland Zuid, en Ineke Goedhart, adviseur digitale infrastructuur bij Probiblio, zijn beiden al sinds het begin onderdeel van de commissie Digitaal. ‘Toen ik in augustus 2017 begon als directeur, lag er een dikke map op mijn bureau: het dossier over het collectief landelijk bibliotheeksysteem, het CLB, dat toen al lang liep. Toen ik al die pagina’s las, begonnen bij mij wel wat alarmbellen te rinkelen. In mijn vorige functies was ik veel bezig geweest met de kwaliteit en processen van ICT-projecten, dus daar lag mijn expertise.’

Op basis van die kennis begon Hogemans zichzelf vragen te stellen. ‘Weten we eigenlijk wel waarmee we als sector op dit moment bezig zijn, vroeg ik me af. Dit soort dossiers blijft vaak lang liggen bij de directeuren, en veel van hen hebben geen uitgebreide ICT-kennis. Daardoor ontstond al de behoefte om de kennis over onze digitale infrastructuur anders in te richten, bijvoorbeeld in de vorm van een VOB-commissie.’

Al na korte tijd raakte Ineke betrokken. ‘Ik zit in allerlei gremia rondom onze landelijke infrastructuur. Daarin zit een deel van de uitdaging van dit onderwerp. Een paar jaar geleden waren we nog veel minder gewend met verschillende lagen van onze branche samen te werken. Dit digitale vraagstuk gaf aanleiding om hier nu echt mee aan de slag te gaan.’

Samenwerking op digitaal gebied kan veel winst opleveren, maar het vraagt ook veel, zag Goedhart. ‘We hebben ons de afgelopen jaren als branche ontwikkeld van uitleenbibliotheek naar brede maatschappelijk-educatieve organisatie. De bibliotheeksystemen die werden gebruikt, werkten niet goed genoeg om dat allemaal te ondersteunen. Daarnaast bleken al die losse systemen relatief duur. We wilden onderzoeken of dat niet goedkoper kon.’

Dat kan als je goed samenwerkt, was de conclusie. ‘We moesten dus goed inventariseren wie van welke systemen gebruikmaakte en over welke functionaliteiten die allemaal beschikten. We kenden elkaar simpelweg nog niet goed genoeg. Nu zoeken we elkaar de hele tijd op, maar toen was dat nog niet het geval. Het CLB heeft daarbij enorm geholpen. Ook al kwam het bibliotheeksysteem zelf er niet, dit is alsnog enorme winst.’

In de commissie Digitaal komen alle verschillende lagen van het bibliotheekstelsel samen. ‘We zijn een gemêleerd gezelschap, dat eens in de zes weken samenkomt,’ aldus Hogemans. ‘Ook NBD Biblion is inmiddels aangesloten – voor ons een heel waardevolle partner op het gebied van digitalisering en innovatie. Dat zorgt voor een enorme verbetering van ons gesprek.’

Uiteindelijk dienen we de klant van de lokale bibliotheek, benadrukken Hogemans en Goedhart. Toch betekent dat niet dat alle betrokken partijen exact dezelfde belangen hebben. ‘In de commissie Digitaal zelf merken we daar vrij weinig van,’ benadrukt Hogemans. ‘We houden ons gezamenlijke doel goed voor ogen. Op dit moment staat Single Identity op het programma: hoe zorgen we ervoor dat de eindgebruikers met één druk op de knop bij alle systemen van de bibliotheek kunnen inloggen? Ook het informatieplan, voortkomend uit de Netwerkagenda, staat hoog op de agenda; daarin willen we verwoorden hoe we de infrastructuur in onze branche goed op elkaar kunnen afstemmen.’

De commissie Digitaal raakt aan verschillende andere groepen. ‘We zijn er lang mee bezig geweest uit te zoeken welke informatiegroepen, overlegtafels en andersoortige gremia op dit gebied allemaal bestaan, bijvoorbeeld rondom verschillende bibliotheeksystemen en de Netwerkagenda,’ licht Hogemans toe. ‘Sommige collega’s zitten ook nog eens in verschillende van die clubs, met verschillende petten op. Dat maakt het soms zoeken wie wanneer precies wie vertegenwoordigt.’

De Netwerkagenda zorgde voor een belangrijke stap in het herijken van de positie van de commissie. ‘We konden natuurlijk denken: ach, dat digitale komt bij elke koersgroep wel terug,’ blikt Hogemans terug. ‘Maar we besloten dit moment juist aan te grijpen om onze eigen positie te bepalen: zijn wij werkelijk van alles waar het woord digitaal in voorkomt, van de digitale legacy tot digitaal burgerschap? Voorheen spraken we over alles wat voorbijkwam, maar nu wilden we onze grenzen scherper afbakenen. We besloten ons te willen beperken tot de digitale infrastructuur: de digitale basis die bibliotheken nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Daarmee verkleinden we ook de overlap tussen onze bezigheden en die van andere groepen.’

Het blijft goed om geïnformeerd te zijn over waar andere groepen mee bezig zijn, benadrukt Goedhart. ‘We willen juist de verbinding met elkaar kunnen blijven zoeken, zodat we helder voor ogen houden wat de taakverdeling is. En natuurlijk om onze blijheid te delen over het feit dat we allemaal aan dezelfde zaken werken.’

De online Bibliotheek is een goed voorbeeld van zo’n gezamenlijk project, ziet Hogemans. ‘We hebben allemaal een beeld in ons hoofd van hoe zo’n digitaal equivalent van de fysieke bibliotheek eruit zou moeten zien. Met de komst van de Wsob in 2015 is deze taak terechtgekomen bij de KB, onze nationale bibliotheek, inclusief de financiële middelen die oorspronkelijk in gemeentefondsen zaten. Dat zorgde in sommige gevallen voor kortingen op het budget van lokale bibliotheken. Dat leverde flink wat frustratie op, terwijl we allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben: de eindgebruiker een soepele leenervaring geven. De weg ernaartoe zorgt soms alleen voor ruis op de lijn. We moeten op dit soort punten de gezamenlijkheid vinden om vooruit te kunnen kijken.’

Datzelfde geldt voor Single Identity. ‘Iedere medewerker in de bibliotheekbranche zal het erover eens zijn dat dat een goed idee is, maar ervaringen uit het verleden zorgen niet per se voor onvoorwaardelijk vertrouwen. Het duurt een tijdje voordat dat wegebt.’

Daarbij helpt het als alle betrokken partijen ook daadwerkelijk aan tafel zitten, zoals dat nu bij de Netwerkagenda het geval is. ‘We zijn steeds beter in staat om over onze eigen schaduw heen te stappen,’ aldus Goedhart. ‘We beseffen meer en meer dat we vooruit willen, en dat achteruitkijken dan niet altijd even veel zin heeft. We stellen de opgave centraal, zoals dat in de Netwerkagenda zo mooi staat. Single Identity is daarin een voorbeeld voor andere trajecten.’

Technische vernieuwing lijkt vaak een oplossing, maar soms komen ook juist nieuwe problemen aan het licht. ‘Neem bijvoorbeeld scholieren die alleen een abonnement hebben via de Bibliotheek op school,’ licht Goedhart toe. ‘Wanneer we overgaan op Single Identity, raakt een deel de toegang tot de landelijke e-bookcollectie kwijt, omdat zij geen regulier bibliotheekabonnement hebben. Eerst was dat geen probleem, maar straks wel.’ Is dat dan wel een vooruitgang, zullen sommige mensen vragen. ‘Door nieuwe technische oplossingen komen er soms bestaande zaken aan het licht die we als sector niet goed geregeld hebben,’ legt Hogemans uit. ‘Zulke stappen zorgen steeds weer voor nieuwe discussies en zaken die we moeten oplossen, en dat is alleen maar goed: zo komen we tot wezenlijke verbetering van onze systemen. Onze digitale infrastructuur is een mooie katalysator voor landelijke samenwerking en verbetering.’