Digitaal minimalisme

Waarom het tijd is om verantwoordelijkheid te nemen voor je digitale leven en afscheid te nemen van oude bestanden.

Het is superhandig en iedereen gebruikt het wel eens: het (tijdelijk) opslaan van bestanden op je werklaptop of op een netwerkschijf. Foto’s van het laatste personeelsfeest, een nieuw projectplan, contracten zoals met een samenwerkingspartner of leverancier, een rapportage uit het systeem dat je gebruikt, een export van gegevens om weer te kunnen gebruiken in een ander systeem of gegevens die je wilt gaan delen met een andere partij. Het helpt om het werk makkelijk te maken en gegevens beschikbaar te houden.

Vaak blijven bestanden jarenlang staan op de plek waar ze opgeslagen worden. Soms in een perfect georganiseerde mappenstructuur, soms ongestructureerd. Maar hoe ouder de bestanden worden, hoe groter de kans dat ze verouderd zijn en niet meer relevant voor het werk dat je doet. En hoe langer ze opgeslagen staan, hoe groter het risico dat ze in verkeerde handen vallen.

Het is in beginsel prima om bestanden te bewaren op laptop, Sharepoint of een netwerkschijf. Maar wanneer de gegevens niet worden opgeruimd wanneer ze niet meer nodig zijn, loop je onnodig risico. Denk aan een cyberaanval: alle bestanden met persoonsgegevens of bedrijfsvertrouwelijke informatie kunnen in handen vallen van criminelen. Misschien maak je exports uit het bibliotheeksysteem van keden die achterlopen met hun betaling of een selectie van leden uit het bibliotheeksysteem om bepaalde rapportages te maken. Denk ook aan gegevens van collega’s: opgeslagen kopieën van VOG’s (verklaringen omtrent gedrag) of een export van de adresgegevens van collega’s voor bv het sturen van een kerstkaart.

Zeker niet. Ook bibliotheken zijn doelwit van cyberaanvallen. Meestal worden de aanvallen afgeslagen, maar niet altijd. Er zijn recent drie hacks geweest bij openbare bibliotheken. De ernst en omvang van de schade waren groot, mede doordat ‘vergeten’ bestanden buit werden gemaakt. Daarom is het belangrijk om regelmatig kritisch te kijken naar bestanden die je bewaart en deze op te ruimen. Digitaal minimalisme: Door alleen de bestanden te bewaren die nog relevant zijn voor je werk, minimaliseer je de gevolgen bij een datalek.

Bedenk waar je wel eens bestanden opslaat. Bekijk op elke locatie welke bestanden nog relevant zijn en verwijder de rest. Heb daarbij speciale aandacht voor bestanden met persoonsgegevens of andere (bedrijfs)vertrouwelijke gegevens. En vergeet na afloop niet om ook de prullenbak te legen. Het kost allemaal niet veel tijd en het is een belangrijke stap naar een veiligere situatie.

Heb je je bestanden opgeruimd? Houd dit dan voortaan bij; heb je een bestand niet meer nodig? Verwijder het dan. Dan mag jij jezelf met recht een digitaal minimalist noemen!

Door: Koen Baaij