‘Dankzij digitale programmering ziet men wat we in huis hebben’ – interview met Mariet Wolterbeek

Dit interview is onderdeel van de serie ‘Vooruitblikkende bibliotheken tijdens de coronacrisis’. Anne van den Dool (onderzoeksredacteur bij de KB) bevraagt hiervoor directeuren in bibliotheekland naar specifieke thema’s die spelen bij de maatregelen rondom het coronavirus en het vooruitzicht op eventuele heropening.

Voor Mariet Wolterbeek, directeur van de Bibliotheek Z-O-U-T, is het helder: als de regering ons oproept thuis te blijven, moeten we dat ook doen. En dat betekent geen haal- of brengservice bij deze bibliotheekorganisatie, die dertien vestigingen in vier gemeenten kent.
‘Alleen voor mensen die tijdens ons dagelijkse telefonische spreekuur aangeven echt niet zonder onze boeken te kunnen, maken we een uitzondering,’ aldus Wolterbeek. ‘Bij hen hangen we een tasje met boeken aan de deur. Die materialen hoeven we voorlopig zeker niet terug, laten we hen weten. Inmiddels ligt het aantal leden dat eens in de zoveel tijd zo’n tasje aan de deurklink gehangen krijgt rond de twintig, vertelt ze uit haar hoofd. Ze is blij dat de bibliotheek die functie nog steeds kan vervullen. Want dat de vestigingen moeten sluiten, is niet makkelijk. ‘Daarom zetten we des te meer in op het digitale,’ vertelt Wolterbeek. ‘We laten zoveel mogelijk onderdelen van onze programmering online doorgaan. Neem bijvoorbeeld de jaarlijkse bekendmaking van de Z-O-U-T Schrijver, die dit jaar voor de achtste keer werd georganiseerd. We maken dan bekend welke auteur uit ons werkgebied, die afgelopen jaar een boek publiceerde, onze nieuwe bibliotheekschrijver van het jaar wordt. Door de genomen maatregelen rondom het coronavirus kon de prijsuitreiking, die traditiegetrouw plaatsvindt tijdens ons Boek&Bal op 18 maart, niet doorgaan. We zijn druk in de weer geweest met de vraag: hoe laten we de bekendmaking toch doorgaan, op een ander moment of op een andere manier? Toen duidelijk werd dat we onze deuren nog langere tijd gesloten moesten houden, besloten we de schrijvers niet langer in spanning te houden. Op woensdagavond 1 april maakte onze juryvoorzitter in het bijzijn van de wethouder de schrijver bekend via YouTube. Het leverde een filmpje op, waarop uitgebreid online is gereageerd en dat ook door de gemeente is gedeeld.’

Het is een treffend voorbeeld van de wijze waarop Z-O-U-T er naar streeft zoveel mogelijk activiteiten digitaal doorgang te laten vinden. Naast het landelijke aanbod, zoals de ThuisBieb, houdt de Utrechtse bibliotheekorganisatie ook online vormen van het Taalhuis in de lucht. Juist lokale varianten van die activiteiten zijn belangrijk, zoals de culturele programmering. Sommige van die activiteiten zijn nu eenmaal niet geschikt om digitaal te laten doorgaan. Ronald Giphart zou bij ons op bezoek komen, bijvoorbeeld. Zulke zaken verplaatsen we naar september.
Omdat de programmering tegen die tijd behoorlijk druk zou kunnen worden, kwamen ze bij Z-O-U-T op het idee van een passe-partout: een serie activiteiten voor een verlaagde prijs. ‘Zo verleiden we mensen er hopelijk toe een paar weken achter elkaar eenzelfde soort activiteit, zoals een lezing of workshop, te bezoeken,’ vertelt Wolterbeek.
Voor leden die liever bellen, staan de medewerkers van Z-O-U-T acht uur per dag klaar. Klanten kunnen daar al hun vragen stellen: van hulp bij het downloaden van e-books tot antwoord op de vraag hoe je via Zoom je kleinkinderen kunt toezwaaien.

‘We willen graag op elke locatie zichtbaar blijven,’ licht Wolterbeek toe. ‘We zijn een netwerkorganisatie: veel van onze vestigingen zitten in een gebouw met andere vormen van dienstverlening. We delen onze panden met onder meer een apotheek, een zorgcentrum, een huisartsenpost, een consultatiebureau en de wachtkamer van een gezondheidscentrum. Normaal gesproken zijn we ontzettend blij met die combinaties, maar nu plaatst het ons soms wel voor uitdagingen. Sommige van onze vestigingen zijn niet eens fysiek afgesloten van die andere instelling, die in bepaalde gevallen op dit moment wel open zijn. Mensen kunnen zo binnenlopen en onze boeken pakken, als ze dat zouden willen.’
En dat gebeurt ook, hoort ze weleens iemand zeggen. Ze haalt laconiek haar schouders op. ‘Als die boeken maar gelezen worden. Soms laten mensen een briefje achter met de materialen die ze meegenomen hebben. Heel sympathiek.’

Achter de schermen hebben de medewerkers van Z-O-U-T het druk genoeg: ze laten zich bijscholen via Good Habitz en werken op volle kracht aan het meerjarenplan. Wolterbeek: ‘Daarvoor hebben we allerlei partijen gevraagd een bijdrage te leveren: van beleidsmakers tot bezoekers. Van hun input leerden we dat drie pijlers belangrijk blijven voor ons bestaan al bibliotheek. Allereerst is dat onze functie als wegwijzer: mensen zien ons als een plek in het dorp waar je je kunt melden als je niet precies weet waar je welke informatie moet halen. Die doorverwijsfunctie staat naast onze educatieve rol – niet alleen in ons contact met scholen, maar ook in ons contact met gezinnen waarin weinig wordt voorgelezen. We richten ons daarbij niet alleen op het kind, maar ook op de ouders. Dat geldt ook nu, in de digitale variant van de VoorleesExpress, net zo goed. Tot slot zien mensen ons als een ontmoetingsplaats: een plek waar je mag zijn zonder dat je per se iets moet kopen of doen. Je mag de hele dag bij ons in huis zitten zonder ook maar een kopje koffie te hoeven afrekenen. Dat waarderen bezoekers en leden aan ons.’
Waar die eerste en tweede functie momenteel digitaal nog wel te vervullen zijn, is die derde een stuk lastiger. ‘Nu moeten we de mensen die ons wekelijks of zelfs dagelijks bezoeken zelf actiever benaderen. Reguliere deelnemers aan de Zoute Inval – een programma dat in elk vestiging draait, met lezingen, workshops, koffie en spelletjes – bellen we nu structureel op.’

Hoe kijkt Wolterbeek naar een toekomst waarin de bibliotheek weer open mag? ‘Het feit dat wij vaak een pand delen met organisaties die van de overheid op andere momenten open mogen dan wij, maakt het soms lastig plannen te maken,’ geeft Wolterbeek toe. ‘De bezoekersstromen zijn enorm complex. In Driebergen, een vrij smalle vestiging, zit het sociale dorpsteam bij ons in de bibliotheekvestiging. Zij willen heel graag open, maar kunnen dat pas doen als wij dat mogen. Hun aanwezigheid zorgt voor extra verkeer, dat we goed moeten stroomlijnen.’

Het liefst wil ze dat in ieder gemeente één locatie open kan, zodat ze bezoekers snel weer fysiek kunnen bedienen. ‘Als ze allemaal één dag per week open kunnen, hebben we al bijna een werkweek gedekt. Natuurlijk openen we alleen de locaties waar medewerkers niet zuiver zouden moeten worden ingezet als verkeersleiders. We moeten kuchschermen ophangen, stickers plakken en in de gaten houden hoeveel mensen zich in de bibliotheek bevinden. Dat heeft nog flink wat voeten in de aarde, maar we hebben het er allemaal voor over.’