‘Bibliotheek is veerkrachtig én proactief’ – in gesprek met Frans en Sandra

Niet alleen bibliotheken ondervinden hinder van het coronavirus, ook POI’s moeten hun dagelijkse gang van zaken aanpassen. Dat blijkt wel in gesprek met Sandra van Gaalen, directeur van het Friese Fers, en Frans Bergfeld, die aan het hoofd staat van Probiblio, dat zorgdraagt voor Noord- en Zuid-Holland.

De ontmoeting vindt – inmiddels traditioneel – plaats via Teams, passend bij de online ontwikkelingen die ook binnen de dienstverlening van bibliotheken hebben plaatsgevonden.

‘Die digitale vooruitgang raken we hopelijk niet meer kwijt,’ aldus Van Gaalen. ‘Het zal nog wel even duren voordat we kunnen terugkeren naar de normale manier van werken. Toch zijn bibliotheken in deze gekke tijd veerkrachtig én proactief geweest – ze hebben laten zien wat in deze tijd allemaal mogelijk was en hebben daarop actief ingespeeld. De sector heeft zich goed laten zien. Daarbij heeft de ondertekening van het Bibliotheekconvenant ook geholpen: daardoor kwamen we weer goed in the picture en werd onze maatschappelijke relevantie benadrukt.’

Binnen al die positieve publiciteit werd nog een prangende vraag gesteld: hadden bibliotheken de afgelopen twee weken überhaupt wel dicht gemoeten? ‘Ook ik heb me afgevraagd: was dit niet meer een kwestie van windowdressing?’ geeft Bergfeld toe. ‘In de bibliotheek vinden voor zover bekend geen besmettingen plaats. Hartverwarmend vond ik het wel om te zien hoeveel mensen de woensdag voor de lockdown nog naar de lokale bibliotheek zijn gesneld om gauw nog wat boeken op te pikken. Er is reusachtig gehamsterd: in onze statistieken zag ik de grootste piek in jaren.’

Ook het feit dat in de politiek aandacht was voor de belangrijke publieke functie van de bibliotheek, stemde Bergfeld tevreden. ‘Natuurlijk was het ontzettend mooi om te zien dat in de Tweede Kamer een motie werd ingediend waarin er werd gepleit de bibliotheek gewoon open te houden. Tegelijkertijd werd de politiek ook in een hoekje gedreven doordat dit idee niet te rijmen bleek met de noodverordening van de veiligheidsregio’s. De VOB heeft in dat dilemma prima onderhandeld.’

Want de bibliotheek wordt gemist, ziet ook Bergfeld. ‘Mensen uit allerlei rangen en standen van de samenleving komen elkaar bij de bibliotheek tegen. Die functie van de bibliotheek is door de coronamaatregelen sterk onder druk komen te staan. We zijn enorm inventief gebleken op digitaal vlak, maar we moeten niet beweren dat online ontmoetingen hetzelfde effect hebben als een fysieke samenkomst.’

Hoe langer deze situatie duurt, hoe groter de behoefte aan fysiek contact wordt, ziet Bergfeld ook bij zijn medewerkers. ‘Waar sommigen zeggen nooit meer terug te willen naar hoe het hiervoor was, omdat ze houden van efficiëntie en to the point werken, missen anderen de mogelijkheid om elkaar op een informele manier te ontmoeten. Nu zijn sociale momenten altijd ingekaderd door een vergadering, waarin bovendien weinig ruimte is voor niet-nadrukkelijke feedbackmomenten. Normaal gesproken loop je even met iemand mee naar het bureau om een praatje te maken, nu ben je elkaar na de vergadering kwijt.’

Ook Van Gaalen ziet die tweedeling tussen collega’s ontstaan. ‘Sommigen raken vermoeid door het eindeloze videobellen, anderen floreren erbij. Toch leven we uiteindelijk allemaal in hetzelfde collegiale isolement. Alles waarover we in het normale leven nog wel eens klaagden – de reis van en naar kantoor, het verplichte praatje bij de koffieautomaat – klinkt ons nu ideaal in de oren.’

Toch is Bergfeld ervan overtuigd dat de komende jaren een nieuwe manier van werken zal ontstaan. ‘Vóór de coronacrisis had ik wel van Teams geoord, maar het nog nooit gebruikt. Inmiddels heb ik kennisgemaakt met minstens vijf verschillende platforms.’

Binnen dat aanbod heeft Fers nadrukkelijk de keuze gemaakt voor Jitsi, vertelt Van Gaalen. ‘Dat is een van de weinige platforms waarbij de gegevens van de gebruiker niet worden gedeeld. Digitaal burgerschap is een van onze belangrijkste pijlers en zulke keuzes dragen bij aan de bewustwording van medewerkers. Ook richting bezoekers hebben we op dat thema de afgelopen maanden nog meer de nadruk gelegd, bijvoorbeeld met ons Data Detox-programma, waarbij je in acht stappen stilstaat bij het zo privacy vriendelijk mogelijk instellen van je apparaten en programma’s. Veel mensen willen hun privacy maar al te graag waarborgen, maar de stap van intentie naar actie blijkt een grote.’

Het is een van de vele taken die de POI’s tijdens de coronacrisis hebben opgepakt. ‘Wij zijn een tweedelijnsorganisatie,’ legt Bergfeld uit. ‘Wij ondersteunen bibliotheken bij hun doen en laten. Die functie bleken we vanaf het begin al verrassend goed digitaal te kunnen vervullen. Dat is niet alleen een groot compliment voor onze eigen medewerkers, maar ook voor die van alle bibliotheken die we bedienen. Daardoor konden we voortvarend blijven samenwerken aan projecten.’

Toch hadden bibliotheken vooral iets anders aan hun hoofd: alle aanpassingen die de coronamaatregelen steeds weer van de organisatie vergden. ‘Heel begrijpelijk,’ aldus Bergfeld. ‘Natuurlijk waren bibliotheken druk bezig met omschakelen. Daardoor kwamen de langetermijn projecten die ze met ons oppakken in veel gevallen op een lager pitje te staan. Wel vond ik het mooi om te zien dat we in oktober een volledige digitale variant van ons jaarlijkse evenement Biblioplaza hebben weten neer te zetten. Na lang twijfelen kwamen we tot de conclusie: dit kan niet anders dan online. Toch hebben we ook binnen dat format ruimte weten te creëren voor ontmoeting en debat.’

Bij Fers besloten ze de vrijgekomen tijd te benutten voor het opstellen van een provinciale invulling van de landelijke Netwerkagenda. ‘Wij hebben uitgebreid stilgestaan bij de vraag: waar willen we de komende vier jaar als Fries Bibliotheken Netwerk aan werken?’ aldus Van Gaalen. ‘Daarbinnen krijgen de maatschappelijke opgaven en in ons geval ook het waarborgen van de Friese taal een nadrukkelijke plaats.’

Hoeveel wisselingen ook hebben plaatsgevonden, er zijn ook zaken die gewoon konden doorgaan, benadrukt Bergfeld. ‘Een belangrijk deel van onze dienstverlening kon gewoon doordraaien,’ weet hij. ‘Onze chauffeurs blijven gewoon hun routes rijden. Dat zijn voor ons allemaal heel vanzelfsprekende dingen, maar het is goed om daar even bij stil te staan. Alleen het inwerken van nieuwe chauffeurs was even lastig, omdat die niet met elkaar in één cabine mochten zitten. Dan reed de ervaren chauffeur in een auto voor de bus om de weg te leiden naar de bibliotheek en daar uitleg te kunnen geven.’

Ook andere onderdelen van de organisatie bleven gewoon doordraaien, aldus Van Gaalen. ‘Wij regelen voor veel bibliotheken de ICT, de financiën en de collectievorming. Ook die taken gingen gewoon verder.’

Hoe kijken beide POI-directeuren naar de nabije en verdere toekomst? ‘De after-coronatijd komt langzaam maar zeker in zicht,’ ziet Bergfeld. ‘Wat we voorheen altijd fysiek deden, zoals trainingen voor medewerkers, zullen we de komende tijd waarschijnlijk in hybride vorm gaan doen.’

‘Corona wordt ongetwijfeld een vast gegeven in de maatschappij, maar zonder de gigantische ontwrichtende effecten die het virus nu heeft,’ voorspelt Van Gaalen. ‘We zullen een manier moeten vinden om het virus behapbaar te maken. Vervolgens is het aan onszelf om terug te blikken op deze coronatijd en te bedenken: welke zaken willen we behouden? Ik voorspel bijvoorbeeld dat we minder snel allemaal in de trein zullen springen voor een overleg met alle POI’s.’

Ook de aandacht voor de onmisbare rol van de bibliotheek in de maatschappij mag wat beide directeuren betreft blijven. Van Gaalen: ‘We mogen soms best wat meer lawaai maken over onze essentiële rol in de samenleving. Het Bibliotheekconvenant gaat ons daar hopelijk bij helpen: door alle partijen binnen het veld bij elkaar te brengen kunnen we samen proberen onze zichtbaarheid te vergroten. We moeten het huidige momentum gebruiken om die beweging in gang te zetten.’