Aan de slag met de Gegevenslevering Wsob

Vanuit de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) zijn alle openbare bibliotheken, provinciale ondersteuningsinstellingen (POI’s) en de KB, de nationale bibliotheek, verplicht om jaarlijks gegevens over hun doen en laten aan te leveren aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De KB verzamelt en analyseert deze gegevens en presenteert ze in verschillende vormen aan het ministerie en het netwerk. Hoe ziet dat proces eruit? En hoe kun je als lokale bibliotheek je voordeel met die gegevens doen? Mirjam Klaren, adviseur Onderzoek bij de KB, en Annerie Brenninkmeijer, directeur van De Nieuwe Bibliotheek in Almere, vertellen.

De KB probeert bibliotheken op zoveel mogelijk manieren te faciliteren om met de resultaten van de Gegevenslevering Wsob aan de slag te gaan. Niet alleen is er het dossier Bibliotheekstatistiek, met achtergrondinformatie en verdiepende artikelen, ook maakt de KB ieder jaar een dashboard waarin bibliotheken hun eigen resultaten kunnen vergelijken met die van anderen. Verder ontvangen alle bibliotheekorganisaties een individuele infographic, waarin zij hun eigen prestaties kunnen inzien, inclusief hun procentuele ontwikkeling ten opzichte van het jaar ervoor. 

De Gegevenslevering Wsob beslaat een veelheid aan onderwerpen, licht Mirjam Klaren toe. Als adviseur Onderzoek houdt zij zich bezig met de verwerking, analyse en rapportage van alle Wsob-data. ‘Bibliotheken ontvangen jaarlijks vier vragenlijsten: over bezit, kernfuncties, personeel en financiële zaken. Die vragenlijsten zijn niet statisch. De lijsten worden ieder jaar samen met het netwerk geëvalueerd, en aangepast zodat deze aansluiten op trends en ontwikkelingen. We zien dat de bibliotheek haar positie als centrale ontmoetingsplaats steeds meer versterkt. Daarom vragen en verzamelen we tegenwoordig veel gegevens over het aanbod aan activiteiten en de samenwerking met diverse partners.’ 

Naast de vier vragenlijsten voor bibliotheken zijn er nog twee vragenlijsten: een voor POI’s en een voor het Caribisch deel van het Koninkrijk der Nederlanden. Voor het eerst geven de statistieken ook volledig inzicht in de bibliotheekcijfers van die overzeese bibliotheken. 

Als directeur doet Annerie Brenninkmeijer graag haar voordeel met de uitkomsten van de Gegevenslevering Wsob. ‘Voor externe lobbywerkzaamheden en interne gesprekken zijn de gegevens in de vorm van benchmarks en trendanalyses bijzonder waardevol. Verder worden data en impactmetingen voor andere partijen, zoals de gemeente, de arbeidsmarktregio en het CBS, een belangrijker onderwerp. Het zou mooi zijn als het netwerk rondom de Gegevenslevering Wsob zich daar de komende jaren nog meer op kan inrichten.’ 

De KB doet ook haar best om de verschillende data die over bibliotheken beschikbaar zijn zo goed mogelijk te bundelen. ‘We voeren jaarlijks verschillende onderzoeken uit onder openbare bibliotheken, waaronder naar de samenwerking met het onderwijs en de Belastingdienst,’ aldus Klaren. ‘We werken nu aan een centrale cockpit, waarin die gegevens samenkomen met die van de Wsob én andere relevante data, zoals vanuit de G!ds en het CBS.’ 

De KB stelt niet alleen kant-en-klare handvatten beschikbaar om over de Wsob in gesprek te gaan, maar ook de onderliggende datasets. Voor Brenninkmeijer is dat een uitkomst: zij gaat graag met deze Excel-sheets aan de slag. ‘Ik creëer graag mijn eigen analyses, grafieken en benchmarks, bijvoorbeeld met andere grootstedelijke bibliotheken. Deze gegevens helpen bij het nemen van lokale beslissingen. Even geleden hadden we bijvoorbeeld een discussie met onze ondernemingsraad over het aantal vrijwilligers dat ingezet worden bij grootstedelijke bibliotheken, Een duik in de Wsob-data wees uit dat we onder het landelijk gemiddelde van onze peergroup zaten. Dit inzicht heeft geholpen in het voornemen om het aantal en soort vrijwilligers in Almere uit te breiden: wij zijn gegroeid van 60 vrijwilligers in 2020 naar meer dan 180 in 2023.’ 

Brenninkmeijer kijkt ook altijd reikhalzend uit naar de analyses die Mark Deckers op zijn website plaatst. Hij publiceert steevast een top twintig van beste bibliotheken, gebaseerd op de data van de Gegevenslevering Wsob. ‘Waarom staan wij daar niet tussen, vroegen we ons af. We zagen dat we minder activiteiten per inwoner organiseerden dan onze peergroup. ‘De afgelopen jaren hebben we mede daarom het aantal activiteiten vervijfvoudigd. Ook het type activiteiten hebben we aangepast. Verder zijn we kritisch gaan kijken naar onze manier van meten: wat tellen we wel en niet mee?’  

Het verhaal van Brenninkmeijer bevestigt ook voor Klaren hoe belangrijk datageïnformeerd werken is. Klaren: ‘Maak keuzes niet op basis van aannames of onderbuikgevoel, maar van cijfers. Denk na over het verhaal dat je wilt vertellen, bijvoorbeeld over de pijlers van het coalitieakkoord van je gemeente, en welke data je daarvoor nodig hebt. We begrijpen dat het interpreteren van data niet altijd makkelijk is, maar daar helpen we – samen met de POI’s – graag bij, onder meer met het project Haal meer met data.’