Ook alle openbare bibliotheken, provinciale serviceorganisaties en landelijke instellingen zijn verplicht de WKR-regeling toe te passen. Dat heeft veel gevolgen.
Handreiking ‘Werkkosten in de Bibliotheek’ – dec 2014
Hoe moet u bijvoorbeeld omgaan met het gratis bibliotheekabonnement voor uw medewerkers, de dienstreizen en de kerstlunch?Om deze materie, mogelijkheden en beperkingen, inzichtelijk te maken heeft de VOB de handreiking ‘Werkkostenregeling in de Bibliotheek‘ gemaakt. Deze is vooral gericht op de afdelingen financiën en HRM voor de uitvoering van de WKR.
Wijzigingen WKR – juli 2014
Staatsecretaris Wiebes van het ministerie van Financiën heeft op 3 juli 2014 in een brief aan de Tweede Kamer diverse wijzigingen in de Werkkostenregeling (WKR) bekendgemaakt.
De gewijzigde WKR is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers. Het bestaande overgangsrecht – waarbij nog gebruik kon worden gemaakt van de oude regelgeving – zal per 31 december 2014 eindigen.
De belangrijkste wijzigingen op een rij:
- De vrije ruimte wordt verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de totale fiscale loonsom.
- Het noodzakelijkheidscriterium wordt ingevoerd. Het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers, telefoons en tablets vervalt. Voor de zakelijke tablet geldt bovendien niet langer de ‘zakelijke gebruikseis’. Als een werknemer een tablet nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met privévoordeel van de werknemer.
- Er wordt een nieuwe gerichte vrijstelling ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt.
- Aangifte nog maar één keer per jaar. Een werkgever hoeft nog maar één keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting in het kader van de WKR is. Dit moest eerst per aangiftetijdvak (per maand).
Als u bent ingelogd (rechtsbovenin) treft u in de rechterkolom nadere informatie aan.
WKR en cao Openbare Bibliotheken 2014
In de cao Openbare Bibliotheken liggen meerdere vergoedingen en verstrekkingen vast. In de onderhandelingen voor de nieuwe cao zullen sociale partners in het COAOB de effecten van de WKR betrekken.
De WKR in het kort
De WKR houdt in dat werkgevers maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte, mogen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt de werkgever geen loonbelasting. Overschrijden de vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte, dan moet over het teveel een eindheffing van 80% worden betaald.
Uitgangspunt van de WKR is dat alle vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de werknemer loon zijn, tenzij zij buiten het ruime loonbegrip vallen. Daarnaast heeft de Belastingdienst een aantal vergoedingen en verstrekkingen vastgesteld die zijn uitgezonderd van de WKR:
- Gerichte vrijstellingen
- Nihilwaarderingen
- Intermediaire kosten
Gerichte vrijstellingen
Voor omvangrijke posten gelden gerichte vrijstellingen. Deze beïnvloeden de budgettaire ruimte van het algemene forfait niet. In de loonbelasting zijn gerichte vrijstellingen vastgesteld voor de volgende posten:
- reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (inclusief woon-werkverkeer)
- overig vervoer (inclusief vervoer vanwege de werkgever)
- bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten, e.d.
- maaltijden vanwege overwerk, koopavonden, dienstreizen, e.d.
- outplacement
- verhuiskosten
- verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders
- extraterritoriale kosten
Nihilwaarderingen
Een aantal binnen het algemene forfait vallende posten wordt anders gewaardeerd, dan de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking. De volgende posten worden op nihil gewaardeerd:
- arbovoorzieningen
- vakliteratuur
- consumpties tijdens werktijd, die geen onderdeel zijn van de maaltijd
- inrichting van de werkplek (niet de werkplek in de eigen woning)
- mobiele telefoons
- openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik)
- pc’s, zoals notebooks, tablets en laptops
- uniformen en werkkleding
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn uitgaven door werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever (zogenaamde te declareren kosten). Van intermediaire kosten is bijvoorbeeld sprake als de werknemer voor een externe presentatie markeerstiften koopt en de kosten daarvan vervolgens declareert bij de werkgever.
Keuze voor eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer
Als werkgever bepaalt u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen worden behandeld als eindheffingsloon en in de vrije ruimte vallen en welke worden behandeld als loon van de werknemer. De werkgever dient de keuze uiterlijk te maken op het moment van vergoeden of verstrekken. De keuze blijkt uit uw administratie , waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Wanneer de keuze is gemaakt is deze definitief en kan deze niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd.
Er is een aantal vormen van loon waarbij de werkgever niet mag kiezen.
Altijd eindheffingsloon zijn:
- producten uit eigen bedrijf voor postactieve (gepensioneerde) werknemers;
- verstrekkingen voor postactieve (gepensioneerde) werknemers die u ook aan uw werknemers geeft, bijvoorbeeld een kerstpakket;
Altijd loon van de werknemer zijn:
- auto van de zaak;
- een (dienst)woning;
- boetes (behalve verkeersboetes die werkgever zelf heeft gekregen en die niet op de werknemer worden verhaald);
- geldboetes van buitenlandse autoriteiten;
- vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten;
- deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets* uitkomt.
*Gebruikelijkheidstoets: De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aanwijst als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon), niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Bij deze toets dient de werkgever onder meer te kijken naar:
de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan;
de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen;
wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen.
