Meervoudig verantwoorden

In 2017 zijn we een traject Meervoudig verantwoorden gestart om bibliotheken beter toe te rusten voor onderhandelingen met hun gemeenten. Die onderhandelingen gaan zowel over de diensten die we aanbieden, als over de middelen die daarvoor nodig zijn. In dit artikel leggen we je uit wat je moet weten, ter voorbereiding van een meervoudige verantwoording.

Als we nieuwe diensten ontwikkelen binnen onze bibliotheken, moeten we ook nadenken over de kosten en opbrengsten ervan. Zeker als we er subsidie voor nodig hebben van de gemeente. Dan moeten we de kosten en opbrengsten goed kunnen onderbouwen, zowel bij de aanvraag van die subsidie als bij de verantwoording achteraf. Inzicht in de kosten bouw je op met een zogenaamde kostentoedeling. Inzicht in de opbrengsten krijg je door een effectmeting.

Via onderstaande links leer je meer over het toedelen van kosten:

Via onderstaande links leer je meer over het meten van effecten:

De jaarlijkse aanpassing van onze salarissen, zoals afgesproken in de cao openbare bibliotheken, leidt tot een wijziging van de parameters die we gebruiken bij de berekening van onze kostprijs. De geactualiseerde parameters voor 2019 vind je in het document ‘Parameters Meervoudig verantwoorden 2019’. Die heb je nodig voor de methode ‘Kostprijsberekening voor bibliotheken’.

Het traject Meervoudig verantwoorden kende twee fasen. In de eerste fase legden een werkgroep kostentoedeling en een werkgroep effectmeting de voorwaarden vast om aan kostentoedeling en effectmeting te kunnen doen. Zo hebben ze begrippen gedefinieerd en een raamwerk opgesteld dat richting biedt bij de opzet van concrete projecten.

Vervolgens heeft de werkgroep kostentoedeling een Handreiking ‘Toedelen van kosten’ opgesteld. Daarmee kunnen bibliotheken kostentoedeling verwerken in hun administratie. Dat levert inzicht in de kosten van de activiteiten. In de handreiking is ook een actualisering van het huidige rekeningschema opgenomen.

De werkgroep effectmeting heeft in deze eerste fase eveneens een Handreiking opgesteld: Uitvoeren van effectmeting‘. Die biedt een methode om als bibliotheek zelfstandig de effecten te meten van een activiteit.

In de tweede fase volgden enkele proefprojecten waarin daadwerkelijk effectmeting werd uitgevoerd of kostentoedeling toegepast. Behalve veel ervaring, leverden die proefprojecten ook een Methode ‘Kostprijsberekening voor bibliotheken’ op, ter aanvulling van de benodigde informatie over kostentoedeling. Daarmee kunnen bibliotheken ook buiten hun administratie op een eenvoudige manier de prijs van een activiteit berekenen. Naar aanleiding van de proefprojecten ontwikkelden we eveneens de Methode ‘Lokale effectmeting van bibliotheken. BiSC heeft er bovendien voor gezorgd dat er voor elke stap in deze methode hulpmiddelen voor ‘Lokale effectmeting’ zijn ontwikkeld. Daarnaast is de methode omgewerkt naar een training voor bibliotheken die die effectmeting willen gaan uitvoeren.

Onze dank gaat uit naar stuurgroep ‘Meervoudig verantwoorden’ met Francien van Bohemen, Jos Debeij, Peter van Eijk en Hans van Velzen en de projectgroep ‘Meervoudig verantwoorden’ met Eric de Haan, Astrid Vrolijk, Mariet Wolterbeek, Henk van Son, Herman Horst en Wim Schouten.

Ook bedanken we de deelnemende bibliotheken voor hun inzet op dit terrein. Zo namen deel aan de proeftuin ‘Kostentoedeling’: Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen, Bibliotheek Hoorn en Bibliotheek Rotterdam. En aan de proeftuin ‘Lokale effectmeting’ namen deel: Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen, Bibliotheek Het Groene Hart, Cultura, Bibliotheek Eemland, Bibliotheek Idea, Bibliotheek Lek & IJssel, Bibliotheek Midden-Brabant, OBA, Stadkamer en Bibliotheek Z-O-U-T. Speciale dank gaat ook uit naar de projectleiders Peter van Eijk en Edwin van der Zalm.

In 2008 publiceerde de VOB de brochure ‘de Vergelijkende bibliotheek’. In deze publicatie staan vier componenten centraal: