(per 1 mei 2011)

De rolverdeling rond landelijk ingekochte digitale content door de Inkoopcommissie in kaart gebracht. Dit overzicht geeft geen uitputtende opsomming van alle verantwoordelijkheden van elke groep, maar focust op de rollen rond digitale content.

Commissie Digitale Bibliotheek van de VOB

• Werkt in opdracht van het VOB-bestuur
• Strategie voor digitale bibliotheek (stelt doelen en doelgroepen, globale functionaliteiten etc. vast, stelt contentthema’s horend bij de doelen en doelgroepen (bijv. maatschappelijke thema’s zoals duurzaamheid) vast
• Toetst na afloop van de onderhandelingen door de Inkoopcommissie het resultaat en adviseert daarover aan het bestuur. Het bestuur van de VOB besluit en legt vervolgens daarover verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.

Inkoopcommissie van de VOB

• Het verwerven van licenties voor het basispakket
• (Onderhandelings)strategie voor digitale content die past in het basispakket: thema’s (gebaseerd op strategie Commissie Digitale Bibliotheek en op input uit doelgroepspecifieke projecten, bijv. Biebsearch), functionaliteit van de content en inkoopbeleid/verwachtingen van leveranciers
• Voert in opdracht van het bestuur van de VOB en namens alle openbare bibliotheken de onderhandelingen met de leveranciers
• Centraal georganiseerde marketing voor de digitale content (evt. in samenwerking met bijvoorbeeld de Commissie Marketing van de VOB)
• Klant- / medewerkersevaluatie
• De Inkoopcommissie beschikt over een aantal contentbeoordelaars
• Het Basispakket wordt kenbaar gemaakt aan de bibliotheken via de algemene ledenvergadering VOB in december, nieuwsbrieven VOB en BNL en websites VOB en BNL
• Bij nieuwe producten wordt aangegeven welke gebruikscijfers nodig zijn. Bij de evaluatie wordt kritisch naar deze gebruikscijfers gekeken en naar de prijs per raadpleging. Als indicatie wordt 12 cent per pageview aangehouden wil het goed renderen.

Stichting Bibliotheek.nl (BNL)

• Directeur BNL is q.q. lid van de Inkoopcommissie
• BNL levert de secretaris van de Inkoopcommissie
• BNL draagt zorg voor de implementatie, de beschikbaarstelling en het beheer van de content via het digitale platform van bibliotheek.nl
• BNL factureert aan de leden van de VOB de omslaggelden en is verantwoordelijk voor de incasso
• BNL is de contractspartij voor de leveranciers en betaalt de facturen
• BNL verzorgt de landelijke rapportages van de gebruikscijfers digitale content

Klankbordgroep Licenties Surfdiensten (KBL)

• Door de Inkoopcommissie ingesteld.
• Samenstelling KBL: 5-7 personen waarvan 2 à 3 uit de kring van Plusbibliotheken, 1 à 2 vertegenwoordigers van niet-Plusbibliotheken, een vertegenwoordiger van een PSO
• De secretaris van de Inkoopcommissie is namens de VOB/ BNL q.q. lid van KBL
• Klankborden met Stichting Surfdiensten over in aanmerking komende producten voor het ‘aanvullend pakket’
• KBL/ Surfdiensten werkt met een procedure van longlist naar shortlist. Mocht tijdens deze procedure blijken dat een voorliggend bestand geschikt is voor alle openbare bibliotheken dan zal de Klankbordgroep een advies geven aan de Inkoopcommissie dit op te nemen in het basispakket
• Als producten niet (meer) meegenomen worden in het Basispakket, vóór of na onderhandeling met de leverancier, kan de Klankbordgroep deze nog wel aanbieden aan de individuele bibliotheken. (Eis: onderhandeld door Surf, altijd gebruikscijfers, altijd thuisgebruik)

Surfdiensten voert de onderhandelingen met de leveranciers. Er wordt jaarlijks in september een landelijke licentiecontactpersonendag (LCP-dag) georganiseerd door Stichting Surfdiensten. Hier productpresentaties van databestanden voor het nieuwe jaar. Het Aanvullend pakket worden aangeboden aan de individuele bibliotheken via nieuwsbrieven en mailings van Surfdiensten en de LCP-dag (september).

Werkgroep Plus Online

• Hoofdtaak: gespecialiseerd inlichtingenwerk
• Selecteert en evalueert elektronische informatiebronnen en databanken ten behoeve van het aanvullend pakket (dit zijn de contracten die worden uitonderhandeld en aangeboden door Surfdiensten)
• Doet aanbevelingen aan de Klankbordgroep ten aanzien van aflopende contracten en nieuwe producten
• Operationeel overleg beheer databestanden tussen een aantal bibliotheken
• Verzamelt jaarstatistieken om het gebruik te analyseren
• Promotie en bijscholing

(Inkoopcommissie digitale content, juni 2011)